Se você trabalha em um laboratório de análises clínicas, pesquisa ou, simplesmente, gosta de saber mais sobre esse assunto, tem entendimento do quão importante é a gestão laboratorial.
Nesse sentido, a gestão laboratorial envolve uma série de processos, práticas e estratégias para administrar e controlar as atividades em um laboratório de forma eficiente e segura, de acordo com as normas e regulamentações aplicáveis.
Neste post, portanto, vamos clarificar as ideias principais sobre a gestão laboratorial como um todo, explorando diversas facetas desse assunto.
Vamos discorrer sobre esse assunto a partir de agora. Vem comigo!
O que é gestão laboratorial e por que ela é importante?
A gestão laboratorial é um conjunto de processos, práticas e estratégias utilizadas para administrar e controlar as atividades em um laboratório de análises clínicas, pesquisa ou qualquer outro tipo de análise.
Esses processos, por sua vez, incluem planejamento, organização, direção, controle e avaliação das atividades laboratoriais.
E, afinal de contas, por que a gestão laboratorial é tão importante?
O objetivo da gestão laboratorial é garantir que todas as atividades do laboratório sejam realizadas de maneira eficiente e segura, de acordo com as normas e regulamentações aplicáveis, de tal forma que seja assegurada a veracidade dos resultados de testes realizados nesse laboratório.
Isso inclui desde a manutenção adequada dos equipamentos até o treinamento dos funcionários e o controle rigoroso da qualidade dos testes realizados.
Além disso, a gestão laboratorial tem o objetivo de melhorar a produtividade e reduzir os custos do laboratório.
Dessa forma, ao implementar processos e práticas eficientes, os laboratórios podem maximizar a utilização de seus recursos, reduzir o tempo de execução dos exames e evitar desperdícios, o que, consequentemente, conduz a uma melhoria significativa na eficiência do laboratório e na satisfação do cliente.
Quais são os benefícios de uma gestão laboratorial eficiente?
Então, já te contei que a gestão laboratorial gera valores para sua empresa, conduz as melhorias significativas na eficiência do processo interno e etc, certo?
Mas a pergunta que fica aqui é, que benefícios são gerados a partir dessa gestão laboratorial eficiente?
E já que estamos aqui mesmo, eu vou te contar (risos).
Mas antes, é importante destacar que essa gestão eficiente não afeta (positivamente) tão somente o laboratório, mas também o cliente e os funcionários. E claro que não é nem necessário dizer que, a falta da eficiência dessa gestão, gera diversos reflexos negativos.
Nesse sentido, alguns dos principais benefícios são:
- Maior qualidade dos resultados: Um laboratório com uma gestão eficiente é capaz de garantir que os testes sejam realizados de forma precisa, com controle rigoroso de qualidade, o que leva a resultados mais precisos e confiáveis;
- Redução de erros: A gestão laboratorial adequada inclui processos que minimizam a ocorrência de erros, como a manutenção adequada dos equipamentos e treinamento dos funcionários. Isso pode reduzir significativamente a chance de erros e retrabalho, melhorando a eficiência do laboratório;
- Melhoria na produtividade: Com uma gestão eficiente, os laboratórios podem maximizar a utilização de seus recursos, reduzir o tempo de execução dos exames e evitar desperdícios, o que leva a uma melhoria significativa na produtividade;
- Maior satisfação do cliente: Resultados precisos e confiáveis, tempos de resposta mais rápidos e um atendimento de alta qualidade são fundamentais para garantir a satisfação do cliente, o que é crucial para a reputação do laboratório;
- Conformidade regulatória: Com uma gestão eficiente, os laboratórios podem garantir que estão em conformidade com todas as normas e regulamentações aplicáveis, o que é fundamental para manter a licença de operação e evitar multas.
O que nos leva a próxima pergunta:
Como a gestão laboratorial pode atuar sobre a qualidade dos resultados?
A gestão laboratorial é um elemento fundamental para garantir a qualidade dos resultados dos testes realizados em laboratórios.
Por que?
Porque o gerenciamento adequado de todos os aspectos envolvidos nos processos laboratoriais é fundamental para evitar erros e inconsistências que possam comprometer os resultados.
Nesse sentido, uma das principais formas de melhorar a gestão laboratorial é investir em um sistema de gestão da qualidade e estabelecer diretrizes para garantir que todas as atividades do laboratório sejam executadas de acordo com os padrões estabelecidos.
Isso inclui a definição de procedimentos padronizados para todas as etapas do processo, desde a recepção, coleta de amostras até a análise dos resultados.
Ainda podemos citar outra medida importante, que trata-se de investir em treinamento e capacitação dos funcionários do laboratório, para que eles possam realizar as atividades com segurança, precisão e eficiência.
Para além disso, é essencial, também, manter equipamentos e instrumentos de medição bem calibrados e atualizados, para que os resultados sejam precisos e confiáveis.
A gestão laboratorial também envolve a implementação de medidas de controle de qualidade, como a realização de testes de controle de qualidade interno e externo, que permitem avaliar a precisão e a exatidão dos resultados obtidos.
Em resumo, a gestão laboratorial eficiente é um fator crítico para garantir a qualidade dos resultados dos exames realizados em laboratórios.
O que isso envolve?
Isso envolve a adoção de medidas tais como, o controle de qualidade, o investimento em treinamento e capacitação dos funcionários e a implementação de um sistema de gestão da qualidade.
Quando todos esses elementos são combinados de maneira eficaz, o resultado é uma melhoria significativa na qualidade dos resultados, o que, por sua vez, contribui para a tomada de decisões mais precisas e confiáveis em diversos setores, como a medicina, a pesquisa e a indústria.
Mas, se a gestão laboratorial pode melhorar, SIGNIFICATIVAMENTE, a qualidade dos resultados dos exames, quais são os indicadores que me fazem enxergar, sem sombra de dúvidas, que a gestão laboratorial está funcionando, de verdade?
Nós já vamos falar sobre isso, porém, antes, vamos abordar algumas questões relacionadas às normas regulamentadoras que desempenham o papel de delegar a acreditação aos laboratórios, o que, por sua vez, trata-se de uma estratégias incrível de gestão laboratorial.
Então, vamos passar por isso, rapidinho:
Normas Regulamentadoras sobre a questão da qualidade e acreditação
Sobre a ISO 9001:
A norma ISO 9001 estabelece requisitos para um sistema de gestão da qualidade em qualquer organização, independentemente do tipo de serviço ou produto fornecido.
Ela tem como objetivo garantir a melhoria contínua dos processos e serviços, bem como aumentar a satisfação do cliente.
Por sua vez, a sua implementação envolve a definição de processos claros, identificação de áreas para melhoria contínua, estabelecimento de indicadores de desempenho, definição de responsabilidades e capacitação dos colaboradores para garantir a conformidade com os requisitos da norma.
A obtenção da certificação ISO 9001 é um reconhecimento formal de que a organização está comprometida em fornecer serviços ou produtos de alta qualidade e manter um sistema de gestão da qualidade eficaz e em constante melhoria.
Sobre a DICQ:
Por sua vez, a acreditação DICQ é um reconhecimento formal que atesta que o laboratório, especificamente, segue normas técnicas e práticas de qualidade rigorosas e que seus serviços são confiáveis e de alta qualidade.
Para o processo de análise da acreditação envolve vários itens, incluindo desempenho e controle da qualidade em geral, metodologias de testes, qualidade de materiais, equipamentos, meios e controles utilizados, manuseio das amostras e avaliação de performance.
Os pré-requisitos para obter a Acreditação DICQ envolvem um sistema de qualidade implantado no laboratório e a existência de documentação, incluindo Manual de qualidade, procedimentos da qualidade, instruções de trabalho, formulários de registro, listas e tabelas, com ênfase especial em controle sobre documentos, entre outros.
Por sua vez, o manual da DICQ está embasado na própria ISO, também na ABNT e regulamentos da ANVISA, tratando-se, nesse sentido, de uma forma de oferecer mais segurança no serviço prestado.
Como isso acontece?
Uma vez que os profissionais trabalham com as melhores práticas e equipamentos, há um aumento da eficiência do serviço, evitando erros e tornando a execução mais rápida. E, por fim, a capacitação da equipe e instalações adequadas também são itens que fazem parte da habilitação legal do laboratório.
Sobre a PALC:
PALC é o Programa de Acreditação em Laboratórios Clínicos que, busca garantir que os laboratórios atendam a padrões rigorosos de qualidade em todas as áreas de sua atuação, incluindo bioquímica, hematologia, microbiologia, imunologia, patologia clínica, citologia, genética entre outras.
Nesse sentido, a acreditação é concedida após uma avaliação completa do laboratório, que cobre diversas áreas e busca garantir serviços confiáveis e de alta qualidade para pacientes.
Sobre a ONA:
A Acreditação ONA é um método voluntário de avaliação e certificação que tem como objetivo promover a qualidade e segurança da assistência em saúde por meio de padrões e requisitos pré-estabelecidos.
Ela, nesse sentido, não se aplica apenas a hospitais, mas também a ambulatórios, laboratórios, serviços de pronto atendimento, entre outros.
A ONA possui três níveis de acreditação:
- Acreditado (ONA 1);
- Acreditado Pleno (ONA 2);
- Acreditado com Excelência (ONA 3).
Cada nível de acreditação, de 1 a 3, é mais rigoroso que o anterior e, a obtenção de um nível superior de acreditação é um reconhecimento da excelência da instituição em seus processos de gestão e assistência ao paciente, no entanto, a acreditação ONA não possui caráter fiscalizatório e não é prescritiva, ou seja, não são padrões obrigatórios.
Quais são os principais indicadores que podem ser usados para monitorar a eficiência da gestão laboratorial
E agora que você já possui um conheciment0 mais geral de todas essas normas, nós podemos continuar o raciocínio, falando sobre aquele item citado lá em cima, a questão dos indicadores utilizados para monitorar a eficiência da gestão laboratorial.
Nesse sentido, existem vários indicadores que podem ser utilizados para monitorar a eficiência da gestão laboratorial, mas alguns dos principais incluem:
- Percentual de Recoletas: As amostras com necessidade de recoletas acendem um sinal de alerta, pois um aumento no percentual desses acontecimentos em relação ao total de exames realizados é algo que deve ser investigado;
- Tempo de Atendimento Total (TAT): Esses são indicadores essenciais para aumentar a satisfação do usuário em médio prazo. Com um monitoramento correto, é possível medir o tempo médio de espera e de atendimento, bem como o número de pessoas atendidas a cada dia;
- Custo de Exames: O custo de exames é importante para garantir a sustentabilidade financeira do laboratório, manter o controle sobre os seus gastos e entender o quanto está sendo investido na realização de exames;
- Percentual de Exames Liberados no Prazo: A entrega pontual dos exames é um dos melhores indicadores de qualidade em laboratórios para apresentar aos clientes e parceiros. Mantendo-o em sempre dentro dos padrões de conformidade, a empresa demonstra compromisso e seriedade na prestação de seus serviços;
- Satisfação do cliente: satisfação dos clientes em relação aos serviços prestados pelo laboratório, ou seja, uma alta taxa de satisfação do cliente é um indicador de eficiência na gestão laboratorial.
Esses indicadores podem ser utilizados em conjunto para fornecer uma visão geral da eficiência da gestão laboratorial e identificar áreas para melhorias, e, portanto, é de suma importância que a gestão laboratorial monitore regularmente esses indicadores para garantir a eficiência contínua do laboratório.
E, diante de todas essas questões já abordadas, é importante destacar que, existem vários desafios que ainda permeiam a questão da gestão laboratorial, dentre eles, o tratamento de uma gestão empresarial como parte integrante da gestão laboratorial efetiva e relevante e, nesse sentido:
A gestão empresarial como parte integrante da gestão laboratorial
É notório que, a gestão empresarial e a gestão laboratorial estão intimamente ligadas, pois, como dito anteriormente, o laboratório em si se trata de uma empresa tal como qualquer outra, o que deixa claro que, um laboratório deve ser gerenciado de forma integrada e estratégica para garantir a eficiência, qualidade e, também a rentabilidade dos negócios.
A gestão laboratorial envolve aspectos técnicos, como a garantia da qualidade dos resultados dos exames e a eficiência na utilização dos recursos e equipamentos, além de aspectos comerciais, como o atendimento ao cliente e a gestão financeira e de estoques.
A integração da gestão laboratorial à empresarial envolve a definição de objetivos e metas, a elaboração de planos e estratégias, a alocação de recursos e a monitorização e análise dos resultados para tomada de decisões e melhoria contínua.
Nesse sentido, se faz importante destacar que, por vezes, a não compreensão da gestão empresarial dentro de um laboratório pode causar preocupações e até mesmo prejuízos e, portanto, podemos elencar brevemente alguns recursos viabilizados pelo Concent – Sistema de Gestão Laboratorial, no intuito de integrar à sua gestão laboratorial àquilo que for necessário para, também possuir uma gestão empresarial eficaz.
Nesse sentido, eu elenco a você as próprias ferramentas de gestão empresarial contidas no Concent, ou seja, em um único software você cuida tanto de quesitos especificamente laboratoriais, quanto dos itens relevantes para a sua gestão empresarial.
Dentre os itens de uma gestão empresarial, inclui-se gestão financeira, o que envolve, por sua vez, o pagamento e recebimento de contas, a conciliação bancária, a gestão de materiais e o processo de compra desses itens, dentre outros.
Para tanto, dentre as ferramentas que envolvem essa gestão empresarial contidas no Concent, eu destaco uma das mais relevante, que é o BI – Business Intelligence.
O BI é uma ferramenta que se utiliza da alimentação por dados brutos da própria empresa, o que possibilita uma visão mais geral de todas as instâncias de uma empresa no que diz respeito aos seus processos e comparativos. Isso quer dizer que, o BI disponibiliza ao gestor os dados relevantes para os quais ele deve se atentar, de maneira organizada e dinâmica o que, consequentemente, permite que ele tome decisões acertadas em relação aos próximos passos e atitudes da empresa.
Quais são os principais desafios enfrentados na gestão laboratorial e como eles podem ser superados
De fato, a gestão laboratorial envolve uma série de desafios únicos que podem afetar a qualidade dos serviços laboratoriais prestados, bem como a eficiência e eficácia da operação e dentre eles estão:
- Gerenciamento de recursos humanos: um dos maiores desafios enfrentados pelos laboratórios.
Isso inclui a atração, seleção e retenção de pessoal qualificado e experiente, bem como a gestão de equipes multidisciplinares.
Uma solução para isso é implementar políticas e práticas de recursos humanos eficazes que promovam a motivação, o comprometimento e o desenvolvimento profissional de sua equipe. - Gestão de fluxo de trabalho: fundamental para garantir a eficiência e eficácia da operação.
Inclui a gestão de amostras, a identificação e comunicação de resultados de teste, e a manutenção e calibração de equipamentos.
Para superar esse desafio, pode-se implementar sistemas de gestão de fluxo de trabalho automatizados e adotar tecnologias de rastreamento de amostras para melhorar a precisão e a eficiência do processo. - Controle de qualidade: desafio constante em laboratórios, pois os resultados dos testes devem ser precisos e confiáveis para serem úteis para os pacientes e profissionais de saúde.
Para superar tal desafio, os laboratórios devem implementar sistemas de controle de qualidade rigorosos e estabelecer protocolos de verificação e validação de resultados. - Tecnologia: parte fundamental da gestão laboratorial moderna, mas muitas vezes é cara e complexa de implementar.
Para superar esse desafio, os laboratórios podem buscar soluções tecnológicas que sejam acessíveis e fáceis de implementar, como sistemas de gestão de dados baseados em nuvem e tecnologias de inteligência artificial. - Regulamentação: Os laboratórios estão sujeitos a uma série de regulamentações e requisitos de conformidade que podem ser desafiadores de cumprir.
Para superar esse desafio, os laboratórios devem ter um forte compromisso com a conformidade regulatória e estabelecer protocolos claros de documentação e auditoria interna.
Em resumo, a gestão laboratorial pode ser um desafio complexo, mas com uma abordagem focada e estratégica, os laboratórios podem superar esses desafios e garantir a qualidade e eficiência em suas operações.
E, por falar em uma abordagem focada e estratégica, quero deixar claro que, com o uso de um software especializado, esse processo complexo de gestão laboratorial pode se tornar MUITO MAIS SIMPLES.
Você deve se perguntar: Porque posso falar da facilitação que um software especializado promove, sem nenhuma sombra de dúvidas?
E a resposta é: Porque disso, nós aqui da Concent, entendemos muito bem!
Então, se você está em busca do MELHOR SOFTWARE DE GESTÃO LABORATORIAL, acessível e descomplicado, conheça agora mesmo as ferramentas de gestão oferecidas pela Concent Sistemas e descubra como podemos ajudar a sua equipe a ser mais eficiente na gestão de amostras, equipamentos, resultados de testes e muito mais!”
Dito isso, eu agradeço por me acompanhar até o final desse raciocínio, mas que, na verdade, pode ser ainda mais enriquecido se você ler também os nossos outros posts relacionados a esse tema, afinal de contas, cada um deles contém um pedacinho desse grande quadro.
Tenho certeza que isso vai te interessar e, até por isso, vou deixar aqui abaixo as indicações pra você:
- O que é gestão laboratorial;
- Gestão da qualidade laboratorial;
- Gestão da qualidade: as principais não conformidades laboratoriais.
Também te lembro de nos seguir em todas as nossas redes pra ficar por dentro de todas as nossas novidades:
Instagram, LinkedIn, Youtube, Facebook e, é claro, o nosso blog.
Eu te vejo em breve? Espero, de verdade, que sim!
Até a próxima. 🙂