O retrabalho pode ser um grande inimigo dos gestores de laboratórios clínicos. Se fazer uma tarefa toma tempo, refazê-la traz muitos prejuízos: gastos relativos aos equipamentos utilizados, energia dos colaboradores, tempo que poderia ser aplicado em outras tarefas, etc.
Aos gestores, o retrabalho é um grande inimigo. Como combatê-lo? O que fazer para evitar situações que gerem retrabalho e como aumentar a produtividade?
PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS
Toda empresa é formada por processos, ou seja, tarefas internas que precisam ser realizadas nos diversos setores do negócio. Do atendimento ao cliente à entrega dos resultados dos exames, os laboratórios possuem muitos processos, e padronizá-los é fundamental para otimizar a rotina laboratorial.
A padronização dos processos certamente é uma forma eficaz de evitar o retrabalho e os custos adicionais que ele traz. Se há processos definidos para seguir, os colaboradores se sentem menos perdidos e mais seguros na realização das tarefas. Além disso, os processos estabelecidos já foram testados, portanto contemplam a maneira mais eficaz de desempenhar as tarefas.
Padronizar processos automaticamente otimiza o tempo não apenas para os colaboradores, mas também para os clientes, que se beneficiarão da agilidade e da eficácia dos serviços.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
O planejamento estratégico é uma das chaves do sucesso. Para isso, há inúmeras metodologias de gestão, como a Lean, que já abordamos aqui no blog.
É importante listar os processos e as tarefas para visualizar como o laboratório funciona e identificar gargalos e etapas nas quais os erros e o retrabalho são constantes.
O planejamento prevê a padronização dos processos – são duas tarefas interligadas. Ao padronizar processos, também se está construindo uma etapa do planejamento estratégico. Um checklist com a descrição das atividades e dos responsáveis por elas também pode auxiliar nesta construção.
ENDOMARKETING
O endomarketing pode ser definido como marketing institucional, ou seja, ações de marketing voltadas para os colaboradores internos na empresa.
À primeira vista, muitos gestores torcem o nariz para essa ideia. Mas é importante lembrar que o ambiente de trabalho interfere diretamente na produtividade e no desempenho dos colaboradores. Se a comunicação interna não está correndo bem, a equipe pode se sentir desmotivada e cansada, e erros e trabalho vêm na esteira desse mal-estar.
Caso o laboratório não tenha um departamento de marketing, empresas terceirizadas podem ser contratadas para elaborar um plano de endomarketing.
TECNOLOGIA E AUTOMAÇÃO
Sabemos que a tecnologia é uma aliada importante da medicina diagnóstica em diversos setores – e no combate ao retrabalho ela certamente tem um papel fundamental.
Muitas tarefas que precisam ser refeitas nos laboratórios dizem respeito à área administrativa, como agendamento de horário, questões relativas à cobrança, gestão de estoque, faturamento, etc.
Um sistema de gestão laboratorial como o Concent pode evitar erros em todas essas etapas. O sistema automatiza processos e garante a segurança das informações, além de possuir rastreamento total. Desta forma, erros cometidos pelas pessoas são evitados, e o retrabalho se torna desnecessário.
O Concent possui diversas funcionalidades e traz inúmeros benefícios além dos mencionados aqui. Temos um post completo sobre isso.
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