A Gestão de Documentos em uma instituição de saúde refere-se aos pacientes, funcionários, procedimentos médicos e administrativos. Estão, neste casos, incluídos também, todos aspectos operacionais da instituição.
Desse modo, estão envolvidos nesse processo de gestão:
- Organização;
- Armazenamento;
- Recuperação;
- Proteção de informações.
Ou seja, em linhas gerais, a gestão de documentos visa facilitar o acesso às informações, de modo a otimizar o workflow da instituição.
Instituições de saúde, tais como clínicas, hospitais ou laboratórios, geram um volume alto de documentos. Dentre estes, podem ser citados os documentos internos: Contas, departamento de recursos humanos, processos; mas também, documentos referentes aos clientes, em formato físicos ou digital.
Gestão de Documentos e seus objetivos
Pode-se dizer que a Gestão de Documentos possui alguns objetivos definidos. Dentre estes, podem ser citados:
- Facilitar a produção, administração, controle e manuseio dos documentos, bem como elaboração, arquivamento e gerenciamento destes, visando a economia sustentável e a otimização do tempo;
- Viabilizar o acesso e recuperação de informações contidas nos documentos;
- Preservar a memória institucional, ou seja, sua história e arquivos importantes.
Não obstante a isso, conforme a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é necessário que todos documentos sejam arquivados por 5 anos, no mínimo.
Isso, no que diz respeito aos documentos relacionados ao tratamento dos pacientes e seus procedimentos na instituição. Essa cláusula, por sua vez, aponta para a necessidade imperativa de espaço (físico ou digital) para acolher todos estes registros.
Sobre a Gestão de Documentos na Qualidade
Quando falamos em gestão da qualidade, há critérios para orientar uma gestão de documentos eficaz.
Dentre estes, podem ser citados:
- Compilação (por projeto, cliente, produto, data, etc.);
- Indexação (como buscar?);
- Condições de acesso (quem pode e como acessar os documentos);
- Arquivo (formato físico ou digital);
- Armazenamento;
- Manutenção (estabelecimento de condições seguras para armazenar e manter os documentos, sobretudo arquivo morto);
- Tempo de retenção;
- Inutilização.
A Gestão da Qualidade também prevê, nesse sentido, a proposição de uma estrutura condutora à gestão de documentos.
O intuito do processo é garantir que os documentos se enquadrem em alguma das classificações destacadas na estrutura: Piramidal, árvore, diagrama, entre outros. Estas, por sua vez, devem ser lógica e coerente.
Vale destacar que a gestão de documentos deve atender aos preceitos da ISO 9001:2015, norma internacional criada em função da garantia da qualidade. Essa norma, porém, não se aplica, especificamente ao setor de análises clínicas ou serviços de saúde.
Tecnologia a favor da Gestão de Documentos
A tecnologia opera com preponderância no que diz respeito à otimização da gestão de documentos em instituições de saúde.
Nesse sentido, ao automatizar processos que anteriormente eram conduzidos manualmente, a eficiência e a qualidade dos serviços podem ser significativamente aprimoradas.
É desse modo que ferramentas de Gestão de Documentos atuam, automatizando tarefas tais como: Registro de pacientes, agendamento de consultas, gerenciamento de recursos humanos e, até mesmo, a simplificação da gestão financeira.
Desse modo, ao eliminar a necessidade de lidar com papéis e planilhas físicas, a tecnologia reduz o risco de erros humanos e extravio de documentos. Consequentemente, há garantia de integridade e confidencialidade das informações.
Além disso, a automação libera tempo para os colaboradores se concentrarem em atividades imprescindíveis, promovendo a produtividade e realocação de recursos: Tempo e pessoal
Em última análise, a tecnologia não apenas simplifica a gestão de documentos, mas também contribui para uma prestação de serviços mais eficaz e segura. Além disso, aumenta a satisfação dos pacientes e melhora a reputação da instituição de saúde no mercado.
Outro item de suma relevância, nesse sentido, diz respeito à questão de sustentabilidade e as práticas ESG, bem como a imagem de uma instituição eco-friendly.
Nesse caso, é importante destacar, também, que a quantidade de folhas de papel envolvida na questão da Gestão de Documentos é um item preocupante.
O que, por sua vez, nos leva ao nosso próximo tópico:
Gestão de Documentos: Práticas ESG e Instituições Eco-Friendly
As práticas ESG, instituições eco-friendly e a digitalização de processos dentro das instituições possuem interesses em comum.
Nesse sentido, todas estas se atentam para a questão da diminuição do uso de recursos não renováveis. Esse tópico passa a fazer mais sentido em Gestão de Documentos quanto se reflete a respeito da quantidade de folhas de papel a serem utilizadas para atender as demandas de arquivamento de documentos, como solicitado na LGPD.
Diante disso, você pode se perguntar, em que medida a digitalização de processos pode ter a ver com práticas ESG e atitudes eco-friendly.
Para tanto, é necessário compreender que, a digitalização também pode contribuir para a diminuição do volume de folhas de papel dentro da instituição.
Mas, nesse caso, a digitalização a que me refiro diz respeito a uma questão recentemente implementada pela RDC 786/2023, que evoca o termo: Assinatura Legalmente Válida.
A Assinatura Legalmente Válida, nesse sentido, pode ser realizada de 3 formas distintas, conforme expresso em Lei, na Resolução da Diretoria Colegiada.
Assinatura Eletrônica Avançada e Gestão de Documentos
Diante disso, uma, dentre as 3 modalidades de Assinatura Legalmente Válida é a Eletrônica Avançada.
A Concent Sistemas, nesse sentido, reconhecendo a necessidade de atender a uma demanda trazida pela RDC 786/2023, alinhada, ainda, à práticas ESG e atitudes eco-friendly, no que diz respeito a diminuição do volume de papel, desenvolveu em seu sistema uma ferramenta de Assinatura Eletrônica Avançada.
Essa modalidade de assinatura, por sua vez, permite aos usuários do sistema o arquivamento seguro dos documentos, sem aumento do uso de folhas de papel na autenticação destes.
Não obstante a isso, a total conformidade com a RDC 786/2023 está a um passo de distância, diante da aquisição de um software completo que:
- Otimiza o workflow da sua instituição;
- Possibilita o uso da assinatura legalmente válida sem nenhum custo adicional;
- Proporciona acordo com práticas ESG e incentiva atitudes eco-friendly com diminuição do uso de folhas de papel em documentos físicos;
- Possui o módulo de Gestão de Documentos em sua ferramenta de Gestão da Qualidade.
Concent e a Assinatura Legalmente Válida
Concluindo, a Concent Sistemas não apenas reconhece a importância da conformidade com a RDC 786/2023, mas também está comprometida com práticas sustentáveis e eco-friendly.
A introdução da ferramenta de Assinatura Eletrônica Avançada em seu sistema não apenas facilita o arquivamento seguro de documentos, mas também contribui para a redução significativa do uso de papel, alinhando-se perfeitamente com as diretrizes ESG.
Além disso, ao investir em um software completo que otimiza workflows, oferece a assinatura legalmente válida sem custos adicionais e integra o módulo de Gestão de Documentos, as instituições de saúde podem:
- Alcançar conformidade regulatória;
- Elevar sua eficiência operacional;
- Maximizar seu nível de segurança da informação;
- Propulsionar a sustentabilidade ambiental na instituição.
Essa abordagem não apenas fortalece a reputação da instituição, mas também contribui para um futuro mais responsável e consciente.
Quaent e a Gestão de Documentos
O módulo dedicado à Gestão de Documentos do Quaent oferece uma solução eficiente para as instituições de saúde enfrentarem os desafios da gestão documental. Ao proporcionar um controle total sobre o ciclo de vida dos documentos, desde a elaboração até a aprovação, o sistema elimina a complexidade dos processos manuais e demorados.
Com recursos como históricos detalhados de cada fase dos documentos, permissões personalizadas e um dashboard dinâmico, os gestores têm acesso a informações essenciais de forma rápida e fácil. Além disso, a emissão automática da lista mestra e o histórico de leitura dos documentos garantem conformidade e transparência em todas as etapas.
Ao optar pela automatização oferecida pelo Quaent, as instituições de saúde podem otimizar seu tempo e recursos, aumentar a eficácia dos processos e, consequentemente, melhorar a qualidade dos serviços prestados aos pacientes. É evidente que essa abordagem é a escolha preferida entre os gestores, destacando a importância e os benefícios da tecnologia na gestão de documentos em saúde.
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