Em linhas gerais, glosas médicas ocorrem quando um convênio retém o valor faturado por um laboratório em decorrência da divergência de informações entre o banco de dados do convênio e aquelas fornecidas pelo laboratório.
As glosas médicas são resultados dos entraves na comunicação entre o laboratório e o convênio. Elas representam um enorme obstáculo no repasse dos valores dos serviços realizados por via de convênio e funcionam, basicamente, como uma notificação das irregularidades observadas nessa comunicação.
Neste post, abordaremos quais são os tipos de glosas médicas, seus impactos, como evitar que ocorram e, por fim, qual a melhor maneira para controlá-las. Aproveite a leitura!
Tipos de glosas médicas
As glosas médicas são divididas em três categorias. Confira:
- Glosa administrativa: Decorre de erros no preenchimento da guia de autorização do convênio, como informações de valores e itens que estão fora do que foi acordado em contrato, erros de digitação nos dados do cliente, etc., e costumam ser de fácil resolução, com a correção dos dados incorretos e o reenvio da guia ao convênio;
- Glosa técnica: As glosas técnicas se dão quando as cobranças são recusadas devido a inconsistências no procedimento médico e, nesse caso, a falha acontece na argumentação técnico-científica, por isso requer a avaliação de um auditor técnico para sua devida correção;
- Glosa linear: Ocorre quando o convênio recusa cobrir o valor cobrado sem apresentar justificativa jurídica e, normalmente, decorre de falhas internas do próprio convênio.
Impactos das glosas médicas nos laboratórios
A ocorrência de glosas médicas prejudica, sobretudo, o departamento financeiro dos laboratórios, uma vez que, na ocorrência da recusa do pagamento de um procedimento feito via convênio, por parte da operadora de plano de saúde, os custos recaem sobre o laboratório, que, por consequência, precisará arcar com a conta.
Dessa forma, se as glosas são recorrentes, o atendimento e os serviços prestados pelo laboratório também podem ser afetados e os prejuízos podem ser grandes, tais como, incapacidade de realizar certos exames e de atender devidamente os clientes.
Como evitar a ocorrência de glosas médicas
Há algumas atitudes que os gestores dos laboratórios devem tomar a fim de evitar a ocorrência de glosas médicas em suas instituições.
Um deles é aderir à autorização prévia dos exames. Este processo prevê que um protocolo de operação seja gerado, ou seja, há um documento que comprova que a permissão para a realização do exame foi concedida. Caso alguma glosa ocorra, o protocolo respalda a argumentação do laboratório.
Outro processo importante é o monitoramento das causas das glosas, que deve ser constante e intenso. Analisar os principais pontos de falha e estabelecer processos e planos de melhoria contínua focados na não ocorrência delas é fundamental.
Apostar em auditorias internas para controlar a ocorrência de glosas médicas também é válido. Auditorias são procedimentos que verificam se as práticas do laboratório condizem com o que foi estabelecido no planejamento estratégico da empresa, além de avaliar se estão em conformidade com as normas e regras do setor.
Aposte em um sistema de gestão para o controle das glosas
Um sistema de gestão laboratorial é de grande valia para gerenciar os processos internos do laboratório com precisão e eficiência, e isso, por sua vez, inclui a comunicação com os convênios.
O sistema automatiza processos antes feitos manualmente, o que evita a ocorrência de erros decorrentes da ação humana, especialmente quando falamos da fase pré-analítica, na qual ocorrem a maior parte das glosas e, para além disso, ele centraliza e integra informações em um único lugar, o que facilita a identificação das causas das glosas e o controle das mesmas.
O Concent, sistema de gestão laboratorial mais completo do mercado, além de inúmeras funcionalidades indispensáveis para um software de gestão, possui liberação automática de guia, o que evita a liberação guias com erro. Além disso, o Concent conta com um processo de conciliação automática, de acordo com layout do convênio, permitindo saber o que foi recebido, o que foi glosado e o valor perdido.
Dessa forma, faz-se notável que, O Concent é uma solução abrangente para a gestão de informações e faturamento laboratorial, oferecendo benefícios significativos na prevenção de glosas médicas e, nesse sentido, destaca-se, também, por sua capacidade de vincular cada exame à sua fonte pagadora, o que permite que pacientes incluam exames particulares no mesmo atendimento do convênio sem riscos de glosa.
Além disso, oferece recursos avançados, como filtros de fatura com base em data e status do exame, permitindo cobranças personalizadas que atendam às especificidades de cada convênio e, esta flexibilidade é essencial para evitar problemas de glosa.
A capacidade de anexar documentos às faturas também é uma funcionalidade valiosa. Isso é particularmente útil para exames cujo laudo é necessário para comprovar a necessidade do serviço e, nesse sentido, o Concent torna esse processo eficiente, permitindo que o laudo seja enviado junto à fatura.
Também oferece a capacidade de cadastrar valores diferenciados para adendos com convênios específicos o que é, expressivamente relevante, na ocorrência de requisitos distintos de um convênio em relação a outro, tal como uma tabela de referência que não inclui determinados exames. Para tanto, o Concent permite que esses valores sejam facilmente configurados, garantindo uma cobrança precisa.
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