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agosto 4, 2021

Como escrever um procedimento de Controle Interno da Qualidade

Você sabe como escrever um procedimento de Controle Interno da Qualidade?

Quer deixar esse processo mais padronizado e torná-lo mais fácil para maior eficácia das suas atividades?

Então, me acompanhe para concretizar essas ideias!

Procedimento de Controle Interno da Qualidade

Antes de desenvolver o contexto da escritura do Procedimento de Controle Interno da Qualidade, é necessário tratar a respeito do que se trata este documento.

Nesse sentido, um Procedimento de Controle Interno da Qualidade (PCIQ) é um conjunto de atividades organizadas e estruturadas. Estas, por sua vez, tem por fim, garantir que os produtos ou serviços atendam aos padrões de qualidade estabelecidos.

Tais procedimentos, para tanto, visam assegurar que:

  • Operações internas estejam alinhadas com as metas de qualidade da organização;
  • Execução de processos de maneira consistente e eficaz.

Desse modo, ao escrever uma instrução ou procedimento de Controle Interno da Qualidade é necessário descrever, o que será ou está sendo desenvolvido.

Nesse sentido, alguns itens básicos devem estar contidos nesses apontamentos para a realização efetiva dessa atividades. 

A Resolução da Diretoria Colegiada – RDC 302/2005, prevê, inclusive, a necessidade do Controle Interno da Qualidade para o funcionamento de um laboratório clínico.

Para escrever o procedimento de Controle Interno da Qualidade, é preciso levar em consideração as normas referentes a ele. Não somente estas, mas também, órgãos acreditadores, que descrevem, por sua vez, os itens que devem ser seguidos para realização do Controle Interno da Qualidade.

Procedimento de Controle Interno da Qualidade e a sua abrangência

O Procedimento de Controle Interno da Qualidade é implementados como parte de um sistema mais amplo de gestão da qualidade abrange diversos aspectos, incluindo:

  • Padrões de Qualidade: Definição clara dos padrões ou critérios de qualidade que devem ser atendidos;
  • Procedimentos Operacionais Padrão (POPs): Documentação detalhada que descreve os passos específicos que os funcionários devem seguir para realizar uma determinada tarefa ou processo. Isso ajuda a garantir a consistência nas operações.
  • Monitoramento e Avaliação: Estabelecimento de mecanismos para monitorar e avaliar regularmente o desempenho dos processos em relação aos padrões de qualidade estabelecidos. Isso pode incluir, por sua vez, auditorias internas, inspeções, revisões de desempenho, entre outros.
  • Treinamento e Capacitação: Garantir que os funcionários tenham o conhecimento e as habilidades necessárias para realizar suas funções de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos. Isso envolve programas de treinamento e desenvolvimento contínuo.
  • Ações Corretivas e Preventivas: Implementar medidas para corrigir problemas identificados durante o monitoramento e avaliação, bem como para prevenir a recorrência de problemas semelhantes no futuro.
  • Documentação e Registros: Manter registros detalhados de todas as atividades relacionadas ao controle de qualidade, incluindo relatórios de auditoria, resultados de inspeções, ações corretivas, etc.

Em suma, a implementação de um PCIQ busca garantir a qualidade, atender às expectativas dos clientes e cumprir requisitos regulamentares. Ele faz parte de uma abordagem mais ampla de Gestão da Qualidade que pode incluir certificações como a DICQ, PALC e ONA.

Como escrever um Procedimento de Controle Interno da Qualidade

Agora que já ficou claro o que é o Procedimento de Controle Interno da Qualidade, vamos discorrer tópico a tópico. A finalidade única é te capacitar a escritura desse documento.

Estabelecendo Objetivo

Desse modo, o primeiro passo para escrever o Procedimento de Controle Interno: Estabelecer o seu objetivo.

Normalmente, esse objetivo é criar um procedimento para:

  • Adequação;
  • Seleção;
  • Monitoramento;
  • Formas de ações corretivas. 

Descrição detalhada

Na construção deste Procedimento de Controle Interno da Qualidade, o próximo passo é a descrição detalhada e esta, por sua vez, envolve

Seleção de materiais, estabelecimento de métricas de análise e caracterização de instrumentos como adequados para o Controle Interno da Qualidade.

Não obstante a isso, a escolha do fornecedor dos materiais do Controle Interno da Qualidade (CIQ) também trata-se de item de suma importância.

Escolha de Fornecedor

Para fazer essa seleção, é necessário encontrar materiais que tenham dosagem e valores definidos para o analito no equipamento em questão ou de acordo com uma metodologia.

Existem muitos equipamentos considerados de módulos abertos, ou seja, são de uma marca A, mas conseguem reproduzir resultados com ensaios de metodologias X de um reagente Y.

Ao fazer a seleção dos fornecedores, instrumentos e materiais, é preciso escrever de que forma a diluição será feita, onde ela será armazenada, qual a temperatura de armazenamento, etc. 

Descrição de Rotina

Em seguida, é muito importante que se escreva como o procedimento é feito diariamente em algumas situações.

Há lugares, por exemplo, em que se pode reconstituir um vidro de controle e usá-lo por 5 dias.

A depender do material, porém, realiza-se a alíquota do material e o seu congelamento.

Nesse caso, em virtude da utilização do material que está congelado, é preciso descrever o passo a passo para utilizá-lo, tal como:

Tirá-lo do congelador, deixar em repouso por X minutos, fazer a homogeneização X vezes por inversão, etc.

É preciso cuidar disso para garantir, por exemplo, que não haja erros que influenciam no momento da análise.

Padronização dos Documentos

Ter os procedimentos de forma rápida e clara refere-se também à padronização dos documentos e, para tanto, possuir um sistema de gestão de documentos da qualidade padronizado é extremamente relevante.

Período de Análise

O próximo passo consiste em especificar o período em que a análise será realizada.

Geralmente, a análise ocorre antes do início da rotina. A frequência dessa análise, por sua vez, dependerá da quantidade de análises conduzidas, o que varia de acordo com o porte da instituição.

Processo de Análise

Depois de tudo isso feito, é o momento de fazer a análise em si e, após esse processo, os resultados começam a ser recebidos pelo equipamento.

A análise crítica dos resultados ocorre após a execução das atividades delineadas no Procedimento de Controle Interno da Qualidade.

Nesta fase, dedicamos atenção especial à avaliação dos gráficos dos materiais para identificar padrões e variações que possam impactar a qualidade do processo.

A análise minuciosa dos gráficos dos materiais, nesse sentido, fornece insights valiosos sobre o desempenho dos procedimentos, permitindo a detecção precoce de qualquer anomalia.

Desse modo, este enfoque fortalece a integridade do controle interno. Porém, não obstante a isso, oferece a oportunidade de implementar ações corretivas ou preventivas, garantindo, assim, a conformidade contínua com os padrões de qualidade estabelecidos.

Essa prática contribui significativamente para o aprimoramento constante dos processos e a confiabilidade dos resultados.

Nesse contexto, a aplicação das regras de Westgard se torna uma ferramenta para avaliar e interpretar os dados obtidos.

O que, por sua vez, permite itens que possam afetar a qualidade o processo, tais como:

  • Identificar padrões;
  • Reconhecer variações;
  • Avaliar desvios.

Não obstante a isso, contribui para a tomada de decisões informadas e a implementação de ações corretivas ou preventivas quando necessário.

Essa etapa de análise crítica tem por fim, aprimorar os processos, continuamente, garantindo a conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos.

Aplicação do Procedimento de Controle Interno da Qualidade

A realização da etapa dos Procedimentos de Controle Interno da Qualidade antes de iniciar o primeiro exame do dia é de suma importância para assegurar a confiabilidade e precisão dos resultados laboratoriais.

Essa fase prévia envolve a aplicação de padrões de qualidade, estabelecimento de procedimentos operacionais padronizados, monitoramento contínuo, treinamento adequado e análise crítica dos processos.

Ao implementar esses controles internos, o laboratório pode identificar potenciais desvios, ajustar procedimentos conforme necessário e garantir que os equipamentos estejam calibrados e funcionando corretamente.

Essa abordagem proativa não apenas reduz o risco de erros, mas também promove a consistência nos resultados, contribuindo para a credibilidade do laboratório e a segurança do paciente.

Dessa forma, a etapa inicial dos procedimentos de controle interno estabelece uma base sólida para a execução precisa e confiável dos exames ao longo do dia.

São muitas as regras, e há gestores da qualidade que se confundem em relação a quais delas utilizar.

Em primeiro lugar, deve haver a compreensão de que não é preciso utilizar todas as regras para todos os analitos – as regras são escolhidas de acordo com a performance que seja deseja obter.

Quanto mais estável está seu sistema analítico, menos regras você precisa acionar para acompanhá-lo. É aqui que entra a métrica Sigma: quanto maior a métrica Sigma, menos regras você precisa utilizar para controlar o sistema.

Software de Gestão da Qualidade na escrita do Procedimento de Controle Interno da Qualidade

O Quaent é o software de gestão da qualidade mais completo do mercado, e conta com um módulo exclusivo para o Controle Interno da Qualidade.

O módulo engloba:

  • Análise de múltiplos controles baseados nas Regras de Westgard;
  • Aplicação da metodologia Six Sigma;
  • Alertas e análise de regras estabelecidas individualmente;
  • Cálculo automático dos resultados próprios do seu laboratório;
  • Cálculos de incerteza de medição.
  • Resultados, de forma interfaceada a rastreabilidade total dos processos;
  • Dashboard dinâmico das principais não-confomidades;
  • Backup e armazenamento de forma segura.

Todos esses índices, para que o procedimento de Controle de Qualidade seja feito de forma ágil, segura e rápida.

Se você se interessou por essas funcionalidades do Quaent, ferramenta de Gestão da Qualidade do Concent LIS, ouso ainda mais ao dizer que, as vantagens não param por aí.

É por esse motivo que eu disponibilizo o contato da nossa equipe para que você entre em contato e conheça todas as vantagens da transformação, por meio da tecnologia e inovação:

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