fbpx

abril 29, 2021

Para muitas empresas, a gestão de documentos pode não ser uma prática muito comum. No entanto, a falta de organização pode trazer diversos problemas. A utilização de um sistema de gestão laboratorial pode auxiliar no gerenciamento de todos os documentos de seu laboratório e, com isso, manter a confiabilidade das informações.

Os documentos estarão sempre presentes no dia a dia das empresas. Mesmo com o avanço da tecnologia, pode haver um grande acúmulo de papéis, o que dificulta a otimização dos processos, fundamental para os laboratórios clínicos. O desenvolvimento de novas estratégias de gerenciamento proporcionou vários benefícios às empresas, melhorando o contato com a documentação, além de proporcionar economia de tempo e dinheiro.

Neste post, vamos abordar como o uso um sistema de gestão laboratorial pode te ajudar na gestão de documentos. Confira!

Qual a importância de uma gestão de documentos eficiente?

Gerenciar um laboratório de análises clínicas não é uma tarefa fácil. Além dos desafios característicos da administração, tudo precisa estar muito bem documentado, pois esses dados são considerados o principal patrimônio de uma companhia. Portanto, é fundamental manter o controle e a segurança constante, visto que o extravio de um só documento pode causar prejuízos imensuráveis.

Ao implantar um sistema de gestão laboratorial, a empresa se beneficia com a otimização dos processos, tanto pela redução do tempo gasto para executar uma atividade como também pela melhora no atendimento.

Sendo assim, organizar e estruturar os arquivos é imprescindível para o bom funcionamento de qualquer empresa. A gestão de documentos colabora para que as atividades sejam desempenhadas com maior eficiência.

O resultado disso é trazer maior credibilidade à organização. Assim, quando a gestão é feita de maneira eficaz, seus benefícios vão além de favorecer o alcance das informações.

Como um sistema de gestão laboratorial pode ajudar?

Você já parou para imaginar a quantidade de papel gerado por uma instituição ao longo dos anos? As vantagens da utilização dessa tecnologia na gestão documental são diversas. Entretanto, para implantá-la é necessário contar com o auxílio de recursos e processos para garantir que tudo funcione adequadamente.

Gestão de documentos

A gestão de documentos envolve uma série de processos voltados para o uso e armazenamento dos registros de uma empresa. Logo, o uso da tecnologia se tornou uma forte aliada no gerenciamento das informações, auxiliando o laboratório no gerenciamento de todos os documentos relacionados às certificações, acreditações e POP (procedimentos operacionais padrões).

Por essa razão, a gestão de documentos favorece a criação de soluções para assegurar o arquivamento correto dos documentos e, além disso, ter as melhores formas de acessá-los de maneira rápida e segura, além de controlar as versões de cada documento. Então, para ter uma boa gestão é preciso muito mais que um grande gaveteiro para o armazenamento destes documentos.

Melhoria no atendimento

Um das grandes vantagens da gestão de arquivos é a melhoria no atendimento ao cliente, uma vez que a gestão de documentos permite um melhor retorno às solicitações do cliente e dos colaboradores, tornando-as mais rápidas e eficientes. O arquivamento eletrônico faz com que as informações possam ser acessados em qualquer setor da empresa, o que facilita o fluxo dos dados.

Estabelecer boas práticas na gestão de documentos é uma tarefa complicada, pois exige treinamento dos funcionários e investimento na infraestrutura tecnológica do seu laboratório de análises clínicas. No entanto, existem softwares que podem funcionar como importantes aliados na manutenção de uma política documental eficiente e econômica.

Controle de tarefas

Com o gerenciamento digital de documentos, controlar as atividades que serão desempenhadas ao longo do dia se tornou cada vez mais fácil. Esse recurso permite que os arquivos fiquem disponíveis, sendo assim, todos os funcionários conseguirão ter acesso às tarefas de forma padronizada, o que propicia ganho na produtividade.

Registro de todos os acessos

No ambiente corporativo todas as informações são valiosas. Caso a pessoa errada tenha acesso a documentos importantes, isso pode ocasionar sérios riscos a sua empresa. Sendo assim, é indispensável dispor de um bom sistema de gestão de arquivos para se proteger de possíveis incidentes.

A segurança da informação é reforçada com o uso de software que permite o acesso aos documentos apenas ao pessoal autorizado. Além do registro de todos os acessos, é realizado o backups dos dados, para manter cópias dos arquivos, evitando assim que  documentos importantes se percam.

Redução de custos

Armazenar um maior volume de documentos demanda um custo elevado. Assim como em todas as atividades da empresa, a falta de planejamento e de organização nas tarefas acarreta custos adicionais, dificultando o controle de todo o processo. Esses gastos envolvem desde a impressão de cópias até o desperdício de tempo dos funcionários.

Uma gestão de documentos eficaz assegura que sejam realizadas mais ações com menores custos. É importante garantir por meio da tecnologia que os colaboradores tenham acesso aos documentos de que precisam da maneira mais rápida e, com isso, não percam horas no arquivo atrás de um único contrato.

Otimização de processos

A otimização dos processos contribui para a organização e o controle de arquivos. Dessa forma, a gestão eficiente impede que haja perda de informações, além de proporcionar economia de tempo e espaço. Muitas empresas podem se beneficiar ao implementar sistemas que favorecem rotinas, auxiliam na execução de tarefas e otimizam processos, tornando-se mais eficaz na tomada de decisões.

Você certamente já deve ter perdido tempo procurando por um documento que precisava em algum momento, não é mesmo? Esse tipo de situação provoca diversos transtornos na execução de atividades que demandam a pesquisa por documentos com base no cumprimento de regras e uma gestão do tempo.

A gestão documental tem um papel fundamental no desenvolvimento de uma instituição. Portanto, com a ajuda de um sistema de gestão laboratorial, é possível promover uma gestão mais efetiva, permitindo acesso rápido e seguro às informações da empresa, com ganhos significativos de produtividade e redução de custos.

O Concent é o software de gestão mais completo do mercado e está à sua disposição. Entre em contato conosco pelo WhatsApp (43) 3025-8222 para conhecer todas as nossas soluções. Aproveite para nos acompanhar também no FacebookInstagram, LinkedIn  e YouTube para ficar por dentro de todos os nossos conteúdos. Não deixe de compartilhar este post com os colegas!

Autora

Beatriz Amaro

Gosto de ler, escrever, estudar, ficar com os meus gatos e minha família: no meu tempo livre, gosto de me dedicar às coisas e pessoas - e animais, é claro - que amo. É a melhor forma que encontro de renovar minhas energias e trilhar meu caminho

>