As principais não-conformidades prejudicam imensamente o processo de Gestão da Qualidade, no que diz respeito ao alcance dos desejados níveis de excelência.
No caso das instituições de saúde, a Gestão da Qualidade opera papel preponderante no que diz respeito a diversos aspectos, tais como: Apontamento das principais não-conformidades e pontos de melhoria, bem como a prevenção de gargalos prejudiciais à rotina da empresa.
Não obstante a isso, o controle, coordenação e adequação das atividades executadas às normas exigidas pelas entidades fiscalizadoras também envolvem a Gestão da Qualidade.
Na prática, laboratórios, clínicas e hospitais que oferecem serviços que não desenvolvem atividades condizentes com os padrões estabelecidos perdem credibilidade com pacientes e diante da concorrência.
Se deseja conhecer as principais não-conformidades nos laboratórios, acompanhe esse post comigo até o final. Afinal, você também não quer cometer esses deslizes em sua instituição.
E cá entre nós, se já estiver ocorrendo, ainda dá tempo de colocar as coisas nos eixos. Vem comigo!
Recepção e atendimentos inadequados
É na recepção que acontece uma das principais não-conformidades, que se trata do cadastramento incorreto, incompleto de pacientes e/ou pedidos.
Isso, por sua vez, causado por desatenção, dificuldade para transcrever as solicitações dos médicos ou pela falta de processos estabelecidos para a recepção. Seja qual for o motivo, nesse sentido, equívocos nesta primeira fase do processo costumam causar transtornos aos pacientes.
Desse modo, o correto cadastro de informações é o primeiro passo para que todo o processo se dê de maneira correta e eficiente.
Neste interim, colaboradores devem estar treinados e informados sobre a importância de verificar a veracidade das informações cadastradas. Isso diz respeito, tanto à dados relativos aos pacientes ou a códigos de exames, por exemplo.
Principais não-conformidades – Informações inadequadas sobre preparos para coleta ou coleta imprópria
As principais não-conformidades relacionadas a informações inadequadas sobre preparos para coleta ou coleta imprópria podem resultar em resultados laboratoriais imprecisos. Isto, por sua vez, gera impactos diretos nos diagnósticos e tratamentos específicos de cada paciente.
Nesse sentido, a falta de instruções claras para os pacientes a respeito da preparação para a coleta pode acarretar a resultados incorretos. Dentre entre esses procedimentos que podem gerar resultados incertos estão: Jejum inadequado ou interrupção de medicamentos.
Da mesma forma, a coleta inadequada pode resultar em amostrar contaminadas ou inadequadas. Isto, por sua vez, como consequência da falta de treinamento dos profissionais de saúde ou pelo não seguimento dos processos necessários para coleta.
Desse modo, é essencial que os laboratórios forneçam orientações claras e precisas aos pacientes sobre os preparos necessários para a coleta. Isto, além de garantir que os profissionais de saúde estejam devidamente treinados e preparados para atender aos procedimentos delineados para a coleta de amostras.
No que diz respeito às informações inadequadas sobre preparos para coleta ou coleta imprópria. Diante disso, são estes alguns meios mitigatórios para uma dentre as principais não-conformidades laboratoriais.
Armazenamento incorreto de amostras
O armazenamento incorreto de amostras pode comprometer a integridade do material biológico, levando a resultados imprecisos e a perda das amostras.
Nesse sentido, a resolução RDC 786/2023 da Anvisa estabelece diretrizes específicas para o transporte de amostras.
Dentre as exigências estão, o uso de recipientes isotérmicos para garantir a estabilidade das amostras desde a coleta até a realização do exame.
Por sua vez, essa medida visa preservar as condições ideais do material biológico, evitando alterações que possam afetar os resultados.
Desse modo, o uso de recipientes isotérmicos é preponderante, principalmente em casos nos quais amostras exigem transporte por longas distâncias ou em condições climáticas desfavoráveis.
Além disso, é importante seguir as orientações de armazenamento específicas para cada tipo de amostra. Isto, por sua vez, garante que estas sejam mantidas em temperaturas adequadas e protegidas de agentes externos que possam comprometer sua integridade.
O cumprimento dessas diretrizes é essencial para assegurar, desse modo, a qualidade e confiabilidade dos resultados laboratoriais.
Análise incorreta de amostras
Na fase analítica dos exames laboratoriais, a análise incorreta de amostras pode levar a resultados imprecisos e comprometer a qualidade dos serviços prestados.
É fundamental que os profissionais responsáveis pela análise estejam atentos. Para estes, também é necessário que dominem todos os processos relacionados à análise, verificando reagentes, amostras, instrumentos e etiquetas.
Outro item de suma importância, nesse sentido, é o Controle Interno da Qualidade no laboratório, uma vez que, é ele que garante confiabilidade aos resultados.
E, por sua vez, dentre os seus processos, estão inclusos:
- Verificação da integridade das amostras;
- Calibração adequada dos instrumentos;
- Uso correto dos reagentes;
- Identificação correta das amostras por meio de etiquetas.
Além disso, os profissionais devem estar atentos a possíveis interferências que possam afetar os resultados, tais como, contaminações cruzadas ou erros na identificação das amostras.
Em suma, o cumprimento rigoroso dos procedimentos analíticos é essencial para garantir resultados precisos e confiáveis.
Principais não-conformidades: Erros na interpretação dos resultados
Erros na interpretação dos resultados dos exames laboratoriais geram consequências profundas, uma vez que, um laudo preciso orienta cerca de 70% das decisões médicas.
Portanto, é fundamental que os técnicos de laboratório estejam atentos e capacitados para interpretar os resultados de forma eficiente e assertiva.
Nesse sentido, a interpretação dos resultados deve considerar não apenas os valores numéricos, mas também o contexto clínico do paciente.
Não obstante a isso, é importante analisar os resultados à luz do histórico médico, dos sintomas apresentados e de outros exames complementares realizados.
Além disso, é essencial que os laudos contenham informações corretas e sejam claros e objetivos, facilitando a compreensão por parte dos médicos e dos pacientes.
Por fim, a comunicação eficaz entre os profissionais de laboratório e os médicos é fundamental para garantir que os resultados sejam interpretados corretamente e que os pacientes recebam o diagnóstico e tratamento adequados.
Principais não-conformidades: Controle de estoque e faturamento
Gerir a quantidade de materiais, reagentes, tubos, produtos químicos, entre outros, é uma parte essencial para manter a qualidade das empresas. Controlar a quantidade de produtos pode minimizar a quantidade de materiais expirados e prevenir a falta de de estoque.
Controlar o faturamento e o fechamento diário do caixa interfere diretamente no funcionamento dos laboratórios. É importante ter um colaborador responsável que domine esses procedimentos.
Em ambos os casos – estoque e faturamento -, novamente vale ressaltar a pertinência de um sistema de gestão que automatize processos e faça contas e automaticamente, além de dar baixa em produtos e contabilizar materiais.
As não-conformidades são muitas vezes um entrave para quem quer ser acreditado, por exemplo. Elas representam impasses à gestão da qualidade.
O Quaent, sistema de gestão da qualidade para a saúde, tem um módulo que trata apenas das não-conformidades. Ele possibilita abertura de ocorrências por todos os usuários e a classificação das ocorrências por tipo determinado, além de possuir notificação automática dos envolvidos, vínculo de ação corretica, plano de ação com as NC’s e total controle das ações em todas as etapas. O módulo também conta com dashboard instantâneo de indicadores, possui vínculo da NC com o módulo de Gestão de risco e rastreabilidade total das informações.
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