Todo empresário sabe o quanto é importante investir em uma gestão de dados eficiente. Em laboratórios, a necessidade é ainda mais latente porque o seu serviço interfere diretamente na vida, saúde e bem-estar dos atendidos.
A tecnologia vem contribuindo bastante na melhoria de processos e rotinas de trabalho nesse segmento corporativo. Questões técnicas e gerenciais têm sido otimizadas, ajudando empreendimentos da categoria a se destacarem no mercado.
Quer saber como sua empresa pode investir em diferencial competitivo e produtividade, aderindo a um sistema eficiente para os gestores? Continue a leitura deste post e confira!
O que é gestão de dados?
Estamos falando da administração para uso estratégico das informações obtidas com os procedimentos operacionais, desde o cadastro do cliente até a análise clínica e laudo com base no material colhido.
As atividades clínicas ou laboratoriais são estruturadas, seguindo uma ordem cronológica de tarefas. Sua realização gera uma série de dados sobre o trabalho desenvolvido, a competência e produtividade da equipe, o perfil dos clientes e a demanda do mercado.
É importante ressaltar que uma gestão de dados eficiente não é necessariamente aquela capaz de assegurar a manutenção eterna das informações de todos os clientes no sistema. A prática será assertivamente adotada quando o conhecimento for usado para promover melhorias à administração e a quem utiliza os serviços prestados pela empresa.
Aspectos operacionais e gerenciais
Olhando os procedimentos, as próprias operações são otimizadas: identificam-se gargalos no registro de amostas, agendamento de coleta, atribuição das análises, emissão dos laudos e conferência da qualidade, por exemplo.
Além disso, os gestores passam a administrar o negócio de forma mais eficiente, pautada em dados e indicadores de desempenho. As estratégias de longo prazo ganham respaldo, vantagem útil inclusive à orientação das ações em nível tático, relativo às tarefas do dia a dia capazes de melhorar o fluxo de trabalho.
Qual é a importância da gestão de dados?
Sabia que 70% dos erros laboratoriais ocorrem na fase pré-analítica? A parcela de culpa das empresas acontece por causa de equívocos quanto à coleta, transporte, preparação do material biológico para análise e armazenamento.
Englobando também os equívocos possíveis nas fases analítica e pós-analítica, não é raro, por exemplo, a amostra desaparecer, ser contaminada, hemolisada, coagulada, insuficiente para a análise ou incorretamente identificada.
Ainda, recipientes inadequados comprometem os laudos e os resultados podem ser perdidos, enquanto limites e valores de referência são inapropriadamente estabelecidos. Temos um rol de riscos extremamente relevantes para quem presta serviços na área da saúde.
Os erros impactam na segurança do cliente, nas rotinas laborais e nos custos para os laboratórios, pois demandam retrabalho. A gestão de dados ajuda no controle dos processos, garantindo boas práticas nas etapas — que, por serem sequenciais, geram um efeito dominó grave quando equívocos acontecem.
Atendimento às normas
Destinar recursos ao gerenciamento de informações também é importante porque atende a critérios de qualidade em consonância com as previsões no ordenamento jurídico aplicáveis a esse segmento corporativo.
Trata-se da observância a normas como a Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) 302, que padronizou critérios sanitários para a operação de laboratórios e postos de coleta em todo o país. Cumprir a regulamentação não é somente uma imposição legal, mas contribui com o avanço e precisão das empresas atuantes na área da saúde.
Controles interno e externo de qualidade oferecem segurança ao cliente e também ajudam a administração a estruturar seus processos para oferecer o melhor serviço disponível no mercado.
Quais são os benefícios de investir em gestão de dados?
Obter informações é irrelevante se você não souber o que fazer com elas. Seu gerenciamento otimiza a administração de laboratórios porque reflete o sucesso das operações em números, além de admitir o monitoramento dos procedimentos em tempo real.
Falando nisso, vamos destrinchar melhor, na sequência, essa e outras vantagens de investir na gestão de dados. Podemos antecipar que tanto a empresa quanto os clientes são beneficiados com a medida.
Adoção e controle de métricas
Toda boa administração se pauta em resultados constatados no presente para estabelecer metas a serem alcançadas no futuro, seja a curto, médio ou longo prazo. Indicadores de desempenho são imprescindíveis nesse planejamento estratégico.
A gestão de dados pode fornecer a você o total de consultas ou exames realizados durante certo tempo, indicando em quais horas do dia o fluxo de clientes é maior e quais doenças são recorrentes em determinadas épocas do ano.
Assim, é possível promover melhorias internas nas mais diversas áreas, orientando desde as ações do marketing até o investimento em T&D para capacitar os colaboradores e agilizar a prestação dos serviços.
Orientação à tomada de decisão
Lembra quando falamos que a gestão de dados coopera para identificar rapidamente gargalos no processo e evitar erros futuros? Então, a consulta às informações respalda a ação rápida dos gestores, contingenciamento essencial a quem atua no ramo da saúde.
É possível promover medidas específicas e efetivas quando você tem um sistema pautado em métricas e com indicadores de desempenho. Se o transporte e acondicionamento das amostras para análise e laudo em um laboratório de apoio apresenta problemas, você tem mais de uma alternativa para resolver a ineficiência.
Talvez valha a pena reformar as instalações, aumentar a equipe e obter as licenças para produzir os resultados ali mesmo na sua empresa, ao invés de investir na logística do material até o outro estabelecimento. As informações dos processos vão respaldar a tomada de decisão, tornando-a assertiva.
Aumento da produtividade
A gestão de dados ajuda a diminuir os índices de retrabalho porque evidencia falhas procedimentais e possibilita a adoção das medidas necessárias para que elas não se repitam — contribuição importante para manter um bom fluxo de trabalho.
As informações geradas pelo sistema impactam diretamente na sua receita, composta por lucros, custos e obrigações tributárias. Se o atendimento ao cliente apresenta indicadores ruins, talvez valha a pena contratar mais colaboradores para agilizar o atendimento.
Algumas despesas trazem retorno ao caixa, ou seja, são investimentos — e não gastos. As métricas estabelecidas orientam a tomada de decisão e, assim, fomentam a produtividade, gerando um reflexo positivo no faturamento.
Melhoria na experiência do cliente
A gestão de dados traz maior precisão aos resultados dos exames clínicos e laboratoriais, conduzindo o tratamento médico das pessoas com maior agilidade e chances de êxito.
O clientes merece um tratamento digno e eficiente, desde as orientações antes da coleta da amostra biológica, passando ao atendimento pelas secretárias e profissionais da saúde, até a entrega do laudo, que deve conter as considerações corretas.
As informações pessoais obtidas auxiliam no preparo das instalações para o público. Analisar a satisfação com o serviço prestado ajuda na capacitação da equipe e ainda aumenta a credibilidade do seu laboratório no mercado — quem é bem atendido geralmente indica sua empresa aos amigos e familiares.
Aqui vale ressaltar a importância da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) à saúde. Dados de saúde são considerados sensíveis e possuem uma política específica. Temos um post completo sobre isso aqui. Saiba mais!
Quando investir em gestão de dados?
Obviamente, o gestor só deve realizar o investimento quando tiver viabilidade financeira. Mas, a essa altura, é possível que você já tenha notado o quanto vale a pena organizar as contas a fim de ter margem para aplicar nesse recurso.
Os indícios de que é hora de investir em gestão de dados surgem quando a demanda pelos seus serviços aumenta significativamente ou já é suficiente para exigir mais espaço físico no armazenamento dos arquivos, por exemplo.
Repare se a equipe está com dificuldades de obter acesso às informações para orientar clientes, o tempo de espera no telefone para tirar eventuais dúvidas e quantos clientes precisam voltar ao estabelecimento para terem suas amostras colhidas novamente.
A contribuição de um software
A transformação digital revolucionou rotinas de trabalho e a capacidade das empresas de auferir bons resultados, aumentou a competitividade no ramo corporativo e melhorou a gestão de dados.
Existem softwares de gestão de laboratório de análises clínicas totalmente automatizados e capazes de integrar diferentes plataformas, como o oferecido pela Concent Sistemas.
Um exame laboratorial envolve muitas pessoas e processos: sua solicitação, a orientação ao cliente, coleta, análise e confecção do laudo. É essencial se ater aos mínimos detalhes capazes de impactar os resultados.
Facilidades
Questões triviais, como a sequência de tubos, afetam a prestação do serviço tanto quanto procedimentos mais complexos e delicados, a exemplo do transporte e armazenagem da amostra biológica.
Com a gestão de dados em software, é possível verificar, na rastreabilidade do exame, até o lote do kit reagente utilizado. Ainda, rotinas laborais são otimizadas: imagine liberar os resultados automaticamente após a checagem com itens como o histórico do cliente.
Além do interfaceamento, responsável pela melhoria no fluxo de trabalho, o programa da Concent Sistema é capaz de integrar diferentes plataformas. Os benefícios são: agilidade no envio de amostras ao laboratório de apoio, impressão de etiquetas primárias e recebimento automático dos laudos.
De tal forma, é dispensada a necessidade de transcrever manualmente os resultados enviados pela empresa parceira, tarefa mecânica e altamente sujeita a erros humanos. O software garante a segurança da informação desde a coleta, passando pela validação e armazenamento.
O Concent
Como o Concent é completo e altamente confiável, os custos operacionais e administrativos do laboratório serão mantidos sob controle. Suas funcionalidades ainda evitam gastos desnecessários porque orientam a tomada de decisão com medidas assertivas.
Além da rastreabilidade dos processos contribuir com otimizações internas, o cliente também obtém vantagens: ele pode acessar os resultados pela internet ou aplicativo, independentemente da hora ou lugar.
Destinar recursos à gestão de dados não é gasto — é investimento. O gestor promove o alinhamento das operações internas, atende às expectativas do público e ainda respalda estratégias que levarão a empresa à conquista do mercado e ao seu crescimento no ramo.
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