Ser produtivo, diferente do que muitos imaginam, não é sinônimo de ter maior número de tarefas realizadas durante o dia. Essa, na verdade, é apenas uma consequência da alta produtividade tão buscada em um laboratório de análises clínicas.
Procure se lembrar de que a produtividade é uma forma de medir a eficiência de uma pessoa ao realizar determinada tarefa. Isso vai garantir que faça o que precisa ser feito de forma consistente, a fim de otimizar o uso do tempo e não gerar retrabalho.
Para atingir esse objetivo é preciso vencer e prevenir os fatores que podem impedir uma equipe de apresentar boa performance. Quer saber como fazer isso? Confira as dicas que separamos para ajudar você a ter um laboratório cada vez mais produtivo!
Estabelecer e acompanhar indicadores
Estabelecer e acompanhar os indicadores do seu laboratório de análises clínicas é uma excelente forma de medir o desempenho dos processos. Algumas dicas, nesse sentido, incluem verificar:
- a satisfação do cliente (podem ser feitas pesquisas de satisfação que mostrem quais melhorias devem ser feitas para ser mais produtivo);
- a qualidade do laboratório, confiabilidade e credibilidade nos resultados apresentados;
- o tempo de espera antes do atendimento;
- o tempo em que os exames são feitos (verificar as fases do processo — pré-analítica, analítica e pós-analítica — e estabelecer metas para cada uma delas);
- o custo por departamento (hora extra e outras despesas podem indicar se o número de funcionários está adequado para a sua demanda);
- a produção de cada departamento.
Investir em treinamento de colaboradores
Uma das coisas que influenciam diretamente na produtividade do seu laboratório é o treinamento que os seus colaboradores recebem. É verdade que trabalhar nesse tipo de ambiente exige algumas qualificações profissionais preestabelecidas, como a necessidade de ter feito algum curso técnico ou faculdade na área.
No entanto, isso não garante que a pessoa saberá executar todas as atividades exigidas em seu cargo na empresa. Então, é crucial fazer o treinamento adequado dos colaboradores. Assim, cada profissional entenderá o padrão exigido no seu laboratório e, consequentemente, se tornará um funcionário mais produtivo.
De tempos em tempos, é importante fazer a reciclagem e oferecer novos treinamentos aos colaboradores. O objetivo dessa atualização é aprimorar as habilidades das pessoas que estão em atuação no seu laboratório.
Contar com um atendimento eficiente
A qualidade do serviço prestado é importante para o desenvolvimento do seu laboratório e, inclusive, um fator vital para a produtividade da sua equipe. Mas adianta ser produtivo se não houver análises para serem feitas? É claro que não!
Então, manter uma boa imagem do negócio é de extrema importância. Várias pessoas vão passar diariamente em sua recepção. Por isso, verifique as condições das instalações e certifique-se de que o pessoal tem o cuidado de atender o público de maneira eficiente, até mesmo aquelas pessoas que ligam apenas para tirar dúvidas.
Lembre-se de conferir se a quantidade de profissionais está de acordo com a sua demanda. Isso vai influenciar muito na qualidade do serviço oferecido e afetará a produtividade de todos os envolvidos.
Automatizar tarefas com ajuda de programa para laboratório de análises clínicas
Investir na automatização das tarefas vai resultar em muitos benefícios para um laboratório de análises clínicas. Podemos destacar pelo menos 5 vantagens. Elas são:
- padronização dos processos;
- agilidade na execução das tarefas;
- melhor controle de qualidade;
- diminuição dos erros;
- diminuição de custos.
Além disso, o uso de um software, ou seja, um sistema de gestão laboratorial, os seus processos vão acontecer em um ambiente digital. O benefício disso é a diminuição dos erros humanos e a melhora nos seus processos laboratoriais.
Mas, o que fazer para conseguir alcançar esse resultado com o uso de um software laboratorial? É preciso automatizar algumas das suas tarefas. As principais são:
Controle automatizado do fluxo de atendimento
A organização de todo o fluxo de pacientes vai resultar em economia de tempo para os pacientes que procuram o seu laboratório. Isso vai acontecer por que ele será atendido de forma mais rápida e eficiente.
Além disso, a sua equipe vai conseguir aumentar, por meio dessa ação, a produtividade do laboratório. Para conseguir ser bem-sucedido nisso você deve focar em pelo menos 3 setores. Eles são:
- pré-atendimento;
- atendimento (autorizações online e NFS-e);
- automatização da coleta.
Integração com sistemas externos
Essa integração pode ser feita com:
- Laboratórios de Apoios;
- sistemas Hospitalares;
- faturamento eletrônico (TISS/BPA).
Integração com equipamentos de análises clínicas
O interfaceamento com os equipamentos de análises clínicas é muito importante para que sejam eliminados os erros humanos, como os de digitação nos resultados.
Isso vai fazer com que a segurança das informações que são apresentadas nos seus laudos aumente e, consequentemente, a confiança que os pacientes terão no seu laboratório.
Liberação automática de exames
A partir do momento em que você conseguir fazer a verificação automatizada dos resultados é possível usar o sistema de gestão laboratorial para configurar os parâmetros necessários para a liberação automática de exames. Isso vai se dar pela metodologia delta check. Onde serão verificados vários itens, um exemplo é o histórico anterior do paciente. Verificações como essa trazem uma enorme agilidade no processamento dos exames do seu laboratório.
Entrega de resultados
Você vai ter o seu tempo de atendimento na recepção afetado se vários pacientes precisarem pegar os resultados dos exames que fez direto em seu laboratório. Isso vai acontecer devido a maior quantidade de clientes no seu fluxo de atendimento. Para evitar esse problema é preciso automatizar a entrega dos resultados e deixá-la disponível nos canais que mais agradam o paciente. Eles podem ser:
- site na internet;
- e-mail;
- mensagem de texto no celular (SMS);
- aplicativo no celular.
Ao colocar em prática as dicas que citamos, você verá que é possível aumentar a produtividade no laboratório de análises clínicas. Quando atingir esse objetivo, conseguirá vencer os obstáculos e prevenir fatores que tendem a impedir a sua equipe de ter uma boa performance.
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