O acompanhamento dos indicadores de Qualidade em laboratório trata-se de parte preponderante da rotina diária de gestores do setor.
Nesse sentido, para comprovar que a empresa presta serviços de excelência, com segurança e confiabilidade, é preciso verificar o cumprimento de requisitos. Estes, por sua vez, permeiam desde as primícias do processo de análise de amostra até o final desta.
Os indicadores de qualidade são, então, os parâmetros que o laboratório precisa seguir para atestar a validade do seu trabalho.
Diante de um padrão estabelecido, nesse sentido, quanto menores forem os desvios, mais bem-avaliado é o serviço da instituição.
Por isso, é fundamental monitorar cada indicador de qualidade com regularidade e traçar planos de ação que evitem reincidências.
A quantidade de indicadores monitoráveis é bastante volumosa, portanto, o ideal é focar naqueles que causam mais impacto a vista do seu descumprimento.
No entanto, é importante destacar que, em se tratando de indicadores de qualidade, me refiro, neste post, a itens aos quais os gestores devem estar atentos. Por sua vez, a reincidência desses itens é o que levanta red flags para tomada de atitudes, a fim de analisar e propor procedimentos corretivos.
Diante disso, listamos os 6 indicadores de qualidade mais relevantes para que, a partir do seu acompanhamento, possa haver:
- Análise da incidência e reincidência;
- Proposição de procedimentos corretivos;
- Análise de efetividade dos planos de ação para mitigação dos riscos e seus impactos na instituição.
Confira!
1. Indicadores de Qualidade: Erros na abertura de cadastro
O primeiro ponto de atenção, um dos principais indicadores de Qualidade, é, também, o primeiro ponto de contato entre o laboratório e os indivíduos externos a ele.
Desse modo, todo o desenvolvimento do trabalho no laboratório, parte desse ponto, no qual as informações de cadastro são registradas no sistema.
Esse quadro, por sua vez, ao apresentar um erro de processo entre indivíduo externo e laboratório, pode colocar muitos itens em risco. Dentre estes, podemos citar:
Identificação equivocada do cliente ou do médico
Um erro no preenchimento do cadastro pode causar desde pequenos inconvenientes até grandes problemas para ambas as partes. O laboratório cuida de muitas informações confidenciais acerca da saúde de seus clientes — algo que requer um cuidado especial.
Ao anotar as informações de forma equivocada, abre-se um precedente para erros subsequentes, tais como:
- Um número de telefone errado impossibilita o contato com o cliente;
- Um médico trocado pode gerar um vazamento de informações sigilosas.
Erro no cadastro dos exames
Diante dos equívocos relacionados ao cadastro do paciente, tanto mais críticos são os erros em exames, de tal modo que:
Um erro no nome do exame ou nos valores apresentados nos resultados pode gerar até mesmo um diagnóstico equivocado.
Além de afetar a experiência do cliente, esse tipo de mal-entendido tende a gerar agravantes, pois caso ele não seja identificado, pode levar a:
- Administração de medicamentos não apropriados;
- Tratamentos inapropriados;
- Agravos no quadro clínico do paciente;
- Possível óbito, em casos críticos.
2. Indicadores de Qualidade: Amostras solicitadas e não coletadas
Pode até parecer simples, mas esse é um indicador de Qualidade de suma relevância.
Desse modo, alguns tipos de exames demandam um prazo específico para a coleta das amostras. Por sua vez, se houver falha nesse quesito, por consequência, há grande discrepância na qualidade dos resultados, fora do tempo ideal de coleta.
Não obstante a isso, a falta da coleta gera grande insatisfação nos clientes. Por sua vez, esse indício leva a baixo a probabilidade de reutilização dos serviços da instituição.
3. Indicadores de Qualidade: Falhas na coleta ou recoletas
Como parte dos indicadores de Qualidade, as coletas com erro ou as necessidade de recoletas levantam uma red flag.
Desse modo, casos esporádicos são toleráveis. Porém, a reincidência desse caso e o aumento do percentual desses acontecimentos em relação ao total de exames realizados é algo a ser investigado.
Geralmente isso pode ser solucionado com um treinamento específico para a equipe, reuniões de alinhamento de procedimentos ou até mesmo implementando algumas mudanças operacionais.
No que diz respeito aos casos mais comuns que afetam a qualidade da amostra, podem ser citados:
- Coleta de tubo errado;
- Hemólise;
- Amostras coaguladas;
- Razão inadequada de sangue/anticoagulante.
4. Indicadores de Qualidade: Percentual de exames liberados no prazo
A entrega pontual dos exames é um dos melhores indicadores de Qualidade em laboratórios para apresentar aos clientes e parceiros.
Nesse sentido, mantendo-o dentro dos padrões de conformidade, a instituição demonstra compromisso e seriedade na prestação de seus serviços.
Não obstante a isso, para o mercado, é um selo de confiabilidade da instituição, que honra com seus acordos.
Por sua vez, as entregas de resultados fora do prazo devem ter as menores taxas possíveis, sendo o objetivo principal chegar a zero.
5. Indicadores de Qualidade: Percentual de laudos retificados
O percentual de laudos retificados é mais um dos indicadores de Qualidade em laboratórios que deve tender a zero.
Nesse sentido, a retificação é uma prova de que houve um erro em algum ponto do processo de análise. Por sua vez, esse erro processual impactou à veracidade do resultado apresentado.
Desse modo, trata-se de uma questão que fere a integridade da instituição e que, de modo consecutivo , expõe um ponto fraco de sua operação.
Todos sabemos que imprevistos e erros podem acontecer em qualquer tipo de empresa, mas na área da saúde eles ganham um peso maior.
Por isso, é fundamental manter um bom controle da qualidade de cada etapa dos processos para evitar a necessidade de retificações e manter o indicador sempre com níveis bem baixos.
6. Indicadores de Qualidade: Quantidades de não conformidades
Por fim, o último dos indicadores de qualidade que não pode deixar de ser acompanhado no seu laboratório é a quantidade de não conformidades. Esse indicador é ainda mais importante se você pretende passar por uma acreditação laboratorial.
As não conformidades podem estar relacionadas a diversos tipos de atividades dentro da empresa. Podem ser coisas simples, como a falha na compra de materiais, ou algo mais grave, como o descarte irregular de materiais. Seja qual for o caso, é muito importante corrigir o problema e eliminar a não conformidade.
A falta de acompanhamento desses e de outros indicadores de qualidade afeta gravemente o laboratório. Os impactos podem ser sentidos na segurança do local, tanto para os colaboradores quanto para os clientes, ou até mesmo na imagem do estabelecimento perante o mercado.
Considerações Finais
Se você ainda não monitora alguns dos indicadores de Qualidade em laboratórios que listamos neste artigo, é um bom momento para repensar a sua rotina.
Inclua a checagem desses e de outros pontos que podem interferir de alguma forma na confiabilidade da sua instituição.
Diante da possibilidade de elevar os níveis de assertividade do seu laboratório, porque não buscar a ferramenta que te possibilita acompanhar cada um destes indicadores de Qualidade?
Não obstante a isso, a ferramenta mais efetiva para o seu laboratório também projeta a sua instituição ao desenvolvimento de ações. Estas, por sua vez, traçadas a fim de minimizar a incidência negativa dos indicadores de Qualidade.
Esse, por sua vez, é o objetivo da ferramenta de Gestão da Qualidade do Concent LIS.
Ao munir a sua gestão de diversos módulos, o Quaent possibilita a elevação dos níveis de excelência da sua instituição de maneira descomplicada e efetiva.
O novo jeito de fazer Qualidade te entrega, ainda, a total conformidade com a nova RDC – 786/2023, afinal de contas, a conformidade com as regulamentações mais atuais das análises clínicas é um dos indicadores de Qualidade mais relevantes do mercado.
Entre em contato com a nossa equipe e descubra como a tecnologia e a inovação podem transformar a saúde, por meio da atuação excelente da sua instituição de saúde.
–> Contato da Equipe Laranja <–
E assim eu me despeço, sem esquecer de deixar aqui as nossas redes sociais para que você não perca nenhum dos nossos conteúdos:
Instagram, LinkedIn, Youtube, Telegram, e é claro, o nosso blog!
O meu – “muito obrigada”- por me acompanhar até aqui e, até mais!
🙂