Planilha de Gestão de Riscos, essa é uma dentre as ferramentas utilizadas para a realização da Gestão de Riscos em instituições de saúde.
Atualmente, cerca de 48% das organizações ainda utilizam planilhas para a Gestão de Riscos, apesar de suas limitações significativas.
Esse número, por sua vez, foi acrescido desde o ano de 2021, o que, por sua vez, destaca a persistência do uso manual, mesmo em processos críticos.
Nesse sentido, se faz notório que muitos gestores se apegam a essas ferramentas pelo seu caráter:
- Familiar;
- Baixo custo inicial.
Os gestores porém, não levam em consideração os custos ocultos, diga-se de passagem – tempo e mão de obra para manutenção das planilhas atualizadas.
Planilha de Gestão de Riscos: Experiência Empírica
Diante desses dados, pode-se pensar que a ideia aqui é a de defender o uso de uma ferramenta específica para realização da Gestão de Riscos.
Porém, a ideia é expor a experiência empírica de alguém que já viveu a realidade de realizar a Gestão de Riscos, por muito tempo, em planilhas.
Nesse caso, a experiência quem conta é a Consultora de Qualidade, Chely Guimarães, que discorre sobre sua própria experiência dentro do laboratório clínico.
E abrindo aspas para as suas palavras, Chely deixa claro que:
“Durante muito tempo em minha jornada dentro do laboratório, fiz Gestão de Risco manualmente em planilhas. Por isso, sempre digo que é possível ter gerenciamento de risco dentro da empresa sem a dependência de um software.”
Essa fala, em si, quebra a expectativa de defesa de uma ferramenta? É possível que sim.
Porém, àqueles que escolhem pelo uso da planilha de Gestão de Riscos, é necessário que estes estejam dispostos a ouvir, também, a respeito das dores.
Dores estas, por sua vez, que se referem ao uso da planilha de Gestão de Riscos.
Que dores são essas? Quais são as complexidades da escolha por uma ferramenta não integrada às demais?
Sobretudo, qual a expectativa e qual a realidade do uso da planilha na Gestão de Riscos?
Expectativa x Realidade: Gestão de Riscos simplificada?
A expectativa inicial de quem opta por planilhas na Gestão de Riscos engloba a perspectiva de uma solução simples e de custo zero.
Nesse sentido, as planilhas oferecem uma sensação imediata de organização e controle, sem exigir grandes investimentos financeiros ou treinamentos complexos.
Não obstante a isso, quando se tratam de pequenos volumes de dados, tal abordagem se dá de maneira eficaz, tanto mais se há necessidade de solução imediata.
Sobretudo, nesse caso, a ferramenta não automatizada citada aqui é um bom “quebra-galho”, ou seja, uma resolução personalizada, porém, transitória.
No entanto, a realidade se mostra mais complexa à medida que o volume de dados cresce. Tal circunstância se aplica, impreterivelmente, quando se trata do serviço de saúde, uma vez que, o volume de dados a ser elencado é elevadíssimo.
Diante desse quadro, a longo prazo, o uso de planilhas revela suas limitações em termos de produtividade, segurança e capacidade de gerar insights confiáveis.
Nesse caso, pode-se trazer à tona as dores, uma a uma. Essas, por sua vez, citadas pela própria Chely Guimarães, que vivenciou na pele tal processo por anos a fio.
Dores operacionais: O custo oculto do tempo e produtividade
Dentre as maiores dores operacionais que abarcam a escolha do uso de planilha na Gestão de Risco está o tempo investido. Primeiramente, tempo gasto em atualização, e em seguida, em monitoramento das planilhas, manualmente.
Inicialmente, a tarefa pode parecer simples, mas conforme o volume de dados aumenta, o processo se torna repetitivo, demorado e passível de erros.
Desse modo, a cada nova informação , há exigência de atualização manual, verificação de fórmulas e monitoramento constante. Para além disso, há possibilidade constante de que a inserção de dados esteja equivocada.
De tal modo que, esse ciclo interminável de atualizações consome tempo valioso. Este tempo, por sua vez, poderia ser utilizado em análises mais aprofundadas ou atividades estratégicas.
Diante disso, o impacto na produtividade faz-se significativo. Horas de trabalho são dedicadas a tarefas operacionais, como validar dados e corrigir erros, em vez de se concentrar na antecipação e mitigação de riscos emergentes.
Por fim, essa perda de agilidade nos processos compromete a resposta rápida a novos riscos, afetando diretamente a eficácia da gestão.
Atividades manuais e a probabilidade do erro
O controle manual na Gestão de Riscos é altamente vulnerável ao erro humano. Isto inclui, por sua vez, pequenos erros de digitação ou fórmulas mal aplicadas, que podem gerar grandes problemas.
Por exemplo, um número incorreto inserido em uma célula de uma planilha pode afetar cálculos críticos, resultando em uma análise de risco falha.
A ocorrência desses erros e a falta de percepção destes por parte de equipe, por sua vez, põe em risco toda confiabilidade do gerenciamento. Acarretando, desse modo, em uma posição de vulnerabilidade diante de eventos inesperados.
Além disso, para a instituição, os custos do retrabalho são verdadeiramente consideráveis.
Desse modo, revisar planilhas manualmente a fim de encontrar e corrigir erros exige tempo e esforço significativos. Estes, por sua vez, poderiam ser direcionados para atividades mais assertivas do que corretivas, na instituição.
Não obstante a isso, quando os erros não são detectados, consequentemente, decisões preventivas ou corretivas passam a ser baseadas em dados incorretos.
Isso, por sua vez, não apenas afeta a eficiência operacional, mas também gera impactos a segurança e a conformidade da instituição com normas regulatórias.
Gestão de Riscos em planilha: Colaborativa ou explosiva?
A gestão coletiva em planilhas apresenta grandes desafios. Isto, especialmente quando múltiplos colaboradores precisam trabalhar simultaneamente no mesmo documento.
O controle de versões se torna uma tarefa difícil, pois diferentes edições podem sobrepor-se. Não obstante a isso, dados conflitantes são gerados a partir destas incertezas, e também, a perda de informações essenciais.
Além disso, a atualização manual de dados por várias partes gera uma maior probabilidade de erros e inconsistências, uma vez que, todos dependem da mesma fonte de informação.
A falta de integração entre setores que utilizam planilhas também compromete a comunicação e a agilidade no gerenciamento de riscos.
Muitas vezes, diferentes departamentos acabam trabalhando com dados isolados, dificultando a troca ágil de informações e a construção de uma visão geral dos riscos.
Essa desconexão pode atrasar as respostas a problemas emergentes e reduzir a capacidade de análise precisa, afetando a tomada de decisões estratégicas e comprometendo a eficácia da gestão de riscos na instituição.
Solução Completa: Planejamento e execução eficazes na Gestão de Riscos
Diante das dificuldades associadas ao uso de planilhas para a gestão de risco, é essencial explorar soluções mais eficazes, e que superem essas limitações. Nesse sentido, o uso de softwares de Gestão de Risco, como o Quaent, apresenta várias vantagens significativas.
Embora as planilhas sejam úteis em etapas iniciais, sua capacidade de acompanhar a complexidade dos riscos em instituições de saúde é limitada.
O planejamento e a execução eficientes na gestão de riscos exigem ferramentas que:
- Integrem dados;
- Promovam a colaboração entre equipes;
- Ofereçam recursos avançados que possibilitem a antecipação e mitigação de riscos.
Estratégia, Automação e Eficiência
Nesse sentido, uma estratégia efetiva de Gestão de Risco está para além da simples coleta de dados. Ela, por sua vez, envolve a criação de processos automatizados que garantem a precisão e a rapidez no acompanhamento de riscos.
Desse modo, ferramentas especializadas possibilitam o cruzamento de informações de diferentes setores, assegurando uma visão ampla e dinâmica.
Por conseguinte, isso elimina a dependência de atualizações manuais, acelerando a identificação de riscos emergentes e permitindo uma resposta ágil e precisa.
Benefícios de uma Solução Especializada
Ao optar por uma ferramenta como o Quaent, os gestores de risco podem evitar as dores discutidas anteriormente e garantir uma gestão mais segura e assertiva.
A automação de processos minimiza erros, a integração entre sistemas unifica dados críticos e a acessibilidade em dispositivos móveis permite que todos os colaboradores estejam alinhados com as medidas de mitigação.
Com essa solução, é possível transformar o gerenciamento de riscos, tornando-o mais dinâmico e estratégico.
Não obstante a isso, por meio do Quaent não somente uma atividade mecânica se faz cultivada, mas uma Cultura de Risco e Qualidade vai sendo fundamentada.
Isto se dá, a medida em que todos colaboradores se tornam participantes do gerenciamento de riscos e responsáveis pela Qualidade da instituição.
Ferramenta efetiva e equipe engajada
No entanto, a ferramenta mais efetiva do mercado não será suficiente se não houver uma equipe preparada para gerir riscos.
Essa circunstância, por sua vez, é mais comum do que se imagina, quando se trata de Gestão de Riscos.
Na ausência de um aprendizado profundo sobre as próprias circunstâncias do laboratório e uma equipe que não tomou posse de tal conhecimento, ainda, se faz complexa a Gestão efetiva destes riscos.
Diante disso, eu lhe faço um convite:
A você que já participou de diversos cursos sobre Gestão de Riscos e, ainda assim, não aprendeu efetivamente realizá-la.
A você que permaneceu em um nível de conhecimento raso e voltou para casa com uma planilha muito bem montada, porém, nunca mais a revisitou:
O curso – ”Gestão de Risco – Do planejamento à execução” é um intensivo de 2 horas com nossa especialista da Qualidade, Chely Guimarães.
Dele você sairá com o plano de riscos montado e preparado para colocar em prática uma Gestão de Riscos efetiva (com ou sem planilha).
Sem deixar de citar, é claro, a gratuidade – tanto da inscrição e participação, quanto da certificação
Deixo abaixo o link de inscrição e aguardo vocês na sala de aula:
Curso – Gestão de Risco: Do planejamento à execução
E assim eu me despeço, deixando, também, as nossas redes sociais, para que você não perca nenhuma das nossas novidades, aqui, no Lado Laranja da Força:
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O meu – “muito obrigada”- por me acompanhar até aqui e, até mais!
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