Um sistema de gestão laboratorial é uma ferramenta fundamental para os laboratórios que pretendem crescer e prosperar. Com a ajuda dele, a empresa é capaz de obter informações mais precisas e completas a respeito do negócio, além de conseguir um controle mais eficaz dos processos internos.
Ainda não tem um sistema de gestão em seu laboratório? Veja, neste artigo, como ele funciona e por que é tão importante!
O que é um sistema de gestão administrativa?
O sistema de gestão administrativa é um software que auxilia na automação de diversos processos de uma empresa. Seu foco principal são as tarefas administrativas, tais como as financeiras e as fiscais.
Dessa forma, atividades como o controle do fluxo de caixa, de estoque e de geração de nota fiscal, por exemplo, podem ser realizadas de forma mais rápida, prática e segura. O nível de automação varia de acordo com cada tipo de sistema desenvolvido, mas, de uma forma geral, toda tarefa repetitiva e todos os cálculo podem ser feitos por ele.
Em um laboratório de análises clínicas, o sistema de gestão pode ser implementado em diversos setores:
- administrativo;
- financeiro;
- contábil;
- compras;
- almoxarifado / controle de estoque.
Cada um deles se beneficia de uma forma específica, conforme suas características e necessidades.
Por que ele ajuda na tomada de decisões em laboratórios?
Além de ser um software que auxilia nas rotinas administrativas do laboratório, ele também gera uma série de informações importantes para os gestores da empresa. Selecionamos alguns pontos que mostram a contribuição dos sistemas de gestão nas questões que envolvem a tomada de decisões.
Integração de dados
Cada cliente pode ter uma infinidade de exames ao longo de toda a sua vida. Com a ajuda de um sistema de gestão, o laboratório é capaz de manter um histórico daqueles que foram realizados em suas unidades.
Outro ponto de destaque é que os dados gerados em outros sistemas podem ser utilizados no sistema de gestão que, por sua vez, pode gerar insumos para outros softwares, de forma simplificada e automatizada.
Assim, os funcionários contam com dados mais precisos e seguros para realizar suas atividades, seja na emissão de uma nota fiscal, seja na precificação de um novo serviço a ser oferecido pelo laboratório.
Visão consolidada
Do ponto de vista gerencial, o sistema de gestão é uma ferramenta essencial para gerar informações relevantes e maleáveis. Isso significa que um mesmo dado pode ser combinado com diversos outros, a fim de encontrar sinais de tendências a serem observadas.
Na prática, o gestor pode ver a quantidade de um determinado exame em uma unidade com relação a outra, ou à época do ano. Ele pode analisar quais são os exames mais procurados por cada faixa etária, para lançar um pacote promocional. Enfim, ele tem insumos suficientes para administrar melhor o laboratório.
Acompanhamento dos resultados
Uma das principais preocupações dos gestores é com a entrega de resultados satisfatória aos seus superiores. Isso requer um controle apurado dos processos e a identificação de pontos que estejam afetando o bom andamento do negócio.
O sistema de gestão é capaz de fazer um acompanhamento mais eficiente da rotina administrativa do laboratório, permitindo aos responsáveis verificar situações como atrasos frequentes no pagamento de determinados clientes, contratos de parceria que não geram bons retornos, entre outras que possam ser revistas e melhoradas.
Diminuição do retrabalho
As rotinas dos processos de um laboratório de análises clínicas são repetitivas e cansativas. Sem a ajuda de um sistema de automação, os profissionais precisam fazer diversas anotações ao longo do dia, e isso aumenta as chances de acontecerem pequenos equívocos, que precisarão ser corrigidos posteriormente.
Além disso, cada rotina administrativa tem seus momentos mais delicados, como o cálculo de um imposto ou a averiguação de materiais disponíveis em estoque para a realização de um pedido junto ao fornecedor. Ações como essas podem ser automatizadas, o que torna o trabalho mais ágil, seguro e confiável.
Todo esse tempo que seria gasto com tarefas repetitivas pode ser melhor aproveitado em outras atividades mais importantes e estratégicas para o crescimento e fortalecimento do negócio.
Maior controle e segurança
Por fim, o sistema de gestão permite que os processos administrativos sejam feitos de forma mais segura e confiável. Isso é possível por causa da integração com outros sistemas, que recebe e transmite os dados sem a interferência humana.
Os profissionais responsáveis pelos por cada setor tornam-se capazes de controlar mais atividades ao mesmo tempo, sem que isso prejudique a qualidade do trabalho realizado. Logo, a capacidade de atendimento das equipes aumenta, sem afetar a confiabilidade ou a segurança perante os clientes.
O que deve ser considerado na hora de escolher um sistema de gestão?
Depois de conhecer tantos benefícios, é normal começar a pensar em adquirir um sistema de gestão o quanto antes. Contudo, é importante atentar-se a alguns detalhes para que essa atitude não acabe gerando prejuízos e insatisfação.
O primeiro cuidado é com o levantamento das necessidades reais do seu laboratório. Cada estabelecimento tem suas características e prioridades. Por isso, não basta seguir o que a empresa de um colega fez. Busque referências no mesmo segmento que o seu, veja o que tem agradado ao mercado e verifique se essas soluções resolvem os seus problemas.
Outro ponto de atenção é com a escolha do fornecedor do software. É fundamental que a empresa contratada seja de confiança, com boa reputação no mercado e profissionais experientes e competentes. Pesquise sobre ela e converse com alguns clientes. Veja quais são os pontos positivos e negativos e pondere-os antes de tomar uma decisão.
Enfim, o sistema de gestão é uma excelente ferramenta que agrega muitas vantagens para os laboratórios de análises clínicas. Além das melhorias no gerenciamento administrativo, ele ainda gera redução de custos e melhor rentabilidade ao negócio.
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