Ser produtivo, diferente do que muitos imaginam, não é sinônimo de ter maior número de tarefas realizadas durante o dia. Essa, na verdade, é apenas uma consequência da alta produtividade tão buscada em um laboratório de análises clínicas.
Procure se lembrar de que a produtividade é uma forma de medir a eficiência de uma pessoa ao realizar determinada tarefa. Isso vai garantir que faça o que precisa ser feito de forma consistente, a fim de otimizar o uso do tempo e não gerar retrabalho.
Para atingir esse objetivo é preciso vencer e prevenir os fatores que podem impedir uma equipe de apresentar boa performance. Quer saber como fazer isso? Confira as dicas que separamos para ajudar você a ter um laboratório cada vez mais produtivo!
Estabelecer e acompanhar indicadores
Estabelecer e acompanhar os indicadores do seu laboratório de análises clínicas é uma excelente forma de medir o desempenho dos processos. Algumas dicas, nesse sentido, incluem verificar:
- a satisfação do cliente (podem ser feitas pesquisas de satisfação que mostrem quais melhorias devem ser feitas para ser mais produtivo);
- a qualidade do laboratório, confiabilidade e credibilidade nos resultados apresentados;
- o tempo de espera antes do atendimento;
- o tempo em que os exames são feitos (verificar as fases do processo — pré-analítica, analítica e pós-analítica — e estabelecer metas para cada uma delas);
- o custo por departamento (hora extra e outras despesas podem indicar se o número de funcionários está adequado para a sua demanda);
- a produção de cada departamento.
Investir em treinamento de colaboradores
Uma das coisas que influenciam diretamente na produtividade do seu laboratório é o treinamento que os seus colaboradores recebem. É verdade que trabalhar nesse tipo de ambiente exige algumas qualificações profissionais preestabelecidas, como a necessidade de ter feito algum curso técnico ou faculdade na área.
No entanto, isso não garante que a pessoa saberá executar todas as atividades exigidas em seu cargo na empresa. Então, é crucial fazer o treinamento adequado dos colaboradores. Assim, cada profissional entenderá o padrão exigido no seu laboratório e, consequentemente, se tornará um funcionário mais produtivo.
De tempos em tempos, é importante fazer a reciclagem e oferecer novos treinamentos aos colaboradores. O objetivo dessa atualização é aprimorar as habilidades das pessoas que estão em atuação no seu laboratório.
Contar com um atendimento eficiente
A qualidade do serviço prestado é importante para o desenvolvimento do seu laboratório e, inclusive, um fator vital para a produtividade da sua equipe. Mas adianta ser produtivo se não houver análises para serem feitas? É claro que não!
Então, manter uma boa imagem do negócio é de extrema importância. Várias pessoas vão passar diariamente em sua recepção. Por isso, verifique as condições das instalações e certifique-se de que o pessoal tem o cuidado de atender o público de maneira eficiente, até mesmo aquelas pessoas que ligam apenas para tirar dúvidas.
Lembre-se de conferir se a quantidade de profissionais está de acordo com a sua demanda. Isso vai influenciar muito na qualidade do serviço oferecido e afetará a produtividade de todos os envolvidos.
Automatizar tarefas
Investir na automatização das tarefas vai resultar em muitos benefícios para um laboratório de análises clínicas. Podemos destacar pelo menos 5 vantagens. Elas são:
- padronização dos processos;
- agilidade na execução das tarefas;
- melhor controle de qualidade;
- diminuição dos erros;
- diminuição de custos.
Além disso, o uso de um software, ou seja, um sistema de gestão laboratorial, os seus processos vão acontecer em um ambiente digital. O benefício disso é a diminuição dos erros humanos e a melhora nos seus processos laboratoriais.
Mas, o que fazer para conseguir alcançar esse resultado com o uso de um software laboratorial? É preciso automatizar algumas das suas tarefas. As principais são:
Controle automatizado do fluxo de atendimento
A organização de todo o fluxo de clientes vai resultar em economia de tempo para os que procuram o seu laboratório. Isso vai acontecer por que ele será atendido de forma mais rápida e eficiente.
Além disso, a sua equipe vai conseguir aumentar, por meio dessa ação, a produtividade do laboratório. Para conseguir ser bem-sucedido nisso você deve focar em pelo menos 3 setores. Eles são:
- pré-atendimento;
- atendimento (autorizações online e NFS-e);
- automatização da coleta.
Integração com sistemas externos
Essa integração pode ser feita com:
- Laboratórios de Apoios;
- sistemas Hospitalares;
- faturamento eletrônico (TISS/BPA).
Integração com equipamentos de análises clínicas
O interfaceamento com os equipamentos de análises clínicas é muito importante para que sejam eliminados os erros humanos, como os de digitação nos resultados.
Isso vai fazer com que a segurança das informações que são apresentadas nos seus laudos aumente e, consequentemente, a confiança que os clientes terão no seu laboratório.
Liberação automática de exames
A partir do momento em que você conseguir fazer a verificação automatizada dos resultados é possível usar o sistema de gestão laboratorial para configurar os parâmetros necessários para a liberação automática de exames. Isso vai se dar pela metodologia delta check. Onde serão verificados vários itens, um exemplo é o histórico anterior do cliente. Verificações como essa trazem uma enorme agilidade no processamento dos exames do seu laboratório.
Entrega de resultados
Você vai ter o seu tempo de atendimento na recepção afetado se vários clientes precisarem pegar os resultados dos exames que fez direto em seu laboratório. Isso vai acontecer devido a maior quantidade de clientes no seu fluxo de atendimento. Para evitar esse problema é preciso automatizar a entrega dos resultados e deixá-la disponível nos canais que mais agradam o cliente. Eles podem ser:
- site na internet;
- e-mail;
- mensagem de texto no celular (SMS);
- assistente virtual.
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