Como definir padrões de eficiência para sua instituição de saúde? Esse é um tópico interessante a ser abordado, uma vez que, não há possibilidade de alcançar padrões efetivos de eficiência sem antes definir tais padrões. Concorda?
Por sua vez, falar em qualidade é sinônimo de falar em eficiência, no que diz respeito a itens tais como: Projetos, processos, resultados e gestão.
Para tanto, a definição de padrões de eficiência em uma instituição de saúde inclui um análise detalhada de alguns tópicos específicos.
Dentre estes, podem ser citados, análise detalhada da situação atual, identificação de áreas de melhoria, bem como o estabelecimento de metas claras e mensuráveis.
Por sua vez, isso inclui a definição de métricas de desempenho específicas para medição do progresso.
Nesse sentido, a implementação de tecnologia e automação podem otimizar seus processos operacionais em todos os níveis.
Neste post, abordaremos alguns passos importantes na definição de padrões de eficiência, bem como os benefícios de contar com a tecnologia para ajudar no processo. Boa leitura!
Estabelecendo padrões de eficiência para sua instituição de saúde
Definir padrões de eficiência para uma instituição de saúde envolve um processo cuidadoso de avaliação, identificação de áreas de melhoria. Não obstante a isso envolve, também, a implementação de medidas para otimização dos processos operacionais.
Dentre estes processos, podemos citar, em um passo a passo simples:
Passo a passo
- Análise da situação atual: Antes de definir padrões de eficiência, é importante entender completamente a situação atual da instituição de saúde. Isso, por sua vez, inclui avaliar os processos existentes, identificar gargalos, áreas de desperdício e oportunidades de melhoria;
- Estabelecimento de metas claras: Uma vez que você possui compreensão clara da situação atual, é hora de estabelecer metas específicas e mensuráveis para a eficiência. Essas metas, por sua vez, devem ser realistas, alcançáveis e alinhadas com os objetivos gerais da instituição de saúde;
- Identificação de métricas de desempenho: Determine as métricas-chave que serão usadas para medir o desempenho e a eficiência da instituição de saúde. Isso pode incluir métricas como tempo médio de espera, taxa de ocupação de leitos, índice de reinternação, entre outros, dependendo das áreas que você deseja melhorar;
- Implementação de tecnologia e automação: Considere como a tecnologia e a automação podem ajudar a melhorar a eficiência dos processos. Isso pode incluir a implementação de sistemas de gestão hospitalar, registros eletrônicos de saúde, ferramentas de agendamento online, entre outros;
- Envolvimento dos funcionários: Envolver os funcionários é crucial para o sucesso de iniciativas de melhoria da eficiência. Certifique-se de comunicar claramente os objetivos e metas da instituição, fornecer treinamento adequado e incentivar o feedback e sugestões dos funcionários;
- Avaliação e ajustes contínuos: A eficiência é um processo contínuo e dinâmico. É importante avaliar regularmente o progresso em relação às metas estabelecidas, identificar áreas que precisam de ajustes e fazer as alterações necessárias para garantir que a instituição de saúde esteja operando de maneira eficiente e eficaz.
Padrões de eficiência para sua instituição de saúde: Backoffice e Frontoffice
Quando se trata de instituições de saúde, tal como laboratórios, clínicas e hospitais, a gestão ocorre, geralmente, em duas frentes.
São estas o “Backoffice” e o que eu, humildemente, chamo de “Frontoffice”. O “Backoffice” refere-se a“ parte de trás”, ou seja, departamentos de uma empresa cujos serviços não são diretamente direcionados aos clientes.
Dentre estes serviços, citamos as atividades referentes às partes operacionais/gerenciais ou de área administrativa.
E, por sua vez, (o que eu chamo de “Frontoffice”, com sua licença), que trata-se da parte relacionada aos serviços prestados, referente a realização dos exames, entre outros.
Desse modo, os padrões de eficiência devem ser estabelecidos para todos os processos relacionados a ambas as frentes.
No “Backoffice”, o intuito é garantir que os processos estão de acordo com os resultados desejados pela instituição.
Por sua vez, no “Frontoffice” com os clientes, há também o objetivo de medir a satisfação dos clientes, fidelizá-los e garantir que os serviços prestados são feitos da melhor forma possível.
Há alguns passos importantes para definir padrões de eficiência. Confira:
Classificação
Metodologias de gestão da qualidade sugerem a classificação dos padrões de eficiência em quatro categorias.
- Padrões históricos: Permite aos gestores comparar o desempenho de um período com o de outro. Por sua vez, o objetivo é avaliar se houve melhora, piora ou manutenção dos resultados;
- Padrões alvos: Estabelecidos arbitrariamente que apontam para um nível de desempenho adequado ou razoável;
- Padrões de concorrência: Definição por comparação em relação aos concorrentes da mesma área de atuação. Enfoque em benchmarking (pesquisa e conhecimento profundo de quem são os concorrentes do setor e como eles trabalham), para aplicação no backoffice e assistência;
- Padrões absolutos: Estabelecidos por limites teóricos. Os principais exemplos são o padrão de qualidade “zero erros” e o padrão zero estoque. Na prática, são extremamente difíceis de serem atingidos, mas servem como base para que a equipe trabalhe a fim de chegar perto destes ideais.
Definindo expectativas e estratégias
Definir expectativas e estratégias é de suma importância, no que diz respeito ao direcionamento e monitoramento eficaz dos indicadores organizacionais.
Nesse sentido, após categorizar os padrões e atribuir indicadores a estas, faz-se imperativo que haja alinhamento com a estratégia institucional.
Vamos a alguns exemplos:
- A meta é reduzir glosas: A atenção deve se concentrar nos padrões relacionados ao faturamento, buscando identificar áreas de melhoria nesse processo;
- A meta é aumentar o número de atendimentos: É vital monitorar padrões tais como tempo e recursos alocados para cada atendimento, visando otimizar a eficiência operacional.
Por sua vez, este alinhamento garante que os esforços de monitoramento estejam em sincronia com os objetivos organizacionais. Desse modo, é permitida a alocação mais eficiente de recursos e a implementação de medidas corretivas direcionadas.
Nesse sentido, essa abordagem estratégica maximiza o retorno sobre o investimento em análise de dados. Porém, não obstante a isso, tal abordagem também impulsiona o progresso em direção aos objetivos definidos.
Eficiência para sua instituição de saúde: Engajamento e capacitação da equipe
No que diz respeito a padrões de eficiência para sua instituição de saúde, o envolvimento da equipe desempenha preponderância. Isto, por sua vez, demanda engajamento total na implementação bem-sucedida de iniciativas de melhoria da eficiência em uma instituição de saúde.
Desse modo, comunicar claramente os objetivos e metas da instituição é fundamental para alinhar todos os membros da equipe em direção a um objetivo comum.
Não obstante a isso, é de suma importância que, a cultura da instituição esteja sendo, constantemente, reforçada para que haja alinhamento de posicionamento e atitudes. isto, por sua vez, diz respeito a equipe como um todo, desde o primeiro dia de trabalho de um novo colaborador, por exemplo.
Além disso, fornecer treinamento adequado garante que os funcionários tenham as habilidades necessárias para contribuir efetivamente para os esforços de melhoria.
Outra prática relevante, nesse sentido, diz respeito ao incentivo de feedbacks e sugestões dos funcionários. Essa atitude, nesse sentido, enfatiza o desejo de construir um ambiente dinâmico, no qual toda voz é valorizada.
Essa atitude tende a construir, desse modo, um senso de propriedade e comprometimento com os processos de melhoria, uma vez que o indivíduo se enxerga participante do todo. A isto, se dá o título de “pertencimento”, sentimento tão desejado por gestores e administradores que desejam acompanhar o crescimento da instituição que se encontra sob sua responsabilidade.
Quando os funcionários se sentem envolvidos e capacitados, estão mais motivados a implementar mudanças positivas. Desse modo, a cultura institucional é internalizada e, organicamente, o indivíduo passa a reproduzi-la e, por meio dela, desenvolver atividades eficientes.
Portanto, é fundamental priorizar e nutrir esse envolvimento como parte integrante da estratégia de melhoria da eficiência.
Avaliação e ajustes contínuos
A eficiência em uma instituição de saúde requer uma atitude adaptativa constante.
Nesse sentido, avaliar regularmente o progresso em relação às metas estabelecidas é essencial para identificar áreas que precisam de ajustes.
Isso, por sua vez, pode incluir a análise de métricas de desempenho e o feedback dos funcionários e pacientes.
Desse modo, ao identificar áreas de melhoria, é crucial fazer as alterações necessárias para otimizar os processos operacionais.
Essa abordagem adaptativa, garante que a instituição de saúde esteja sempre operando de maneira eficiente: Atendendo às necessidades dos pacientes e adaptando-se às mudanças no ambiente de saúde.
Apostando em soluções tecnológicas
Quando se trata da definição de padrões de eficiência para sua instituição de saúde, a tecnologia pode ser uma grande aliada da qualidade.
Nesse sentido, um sistema de gestão da qualidade oferece inúmeras soluções em uma única ferramenta. Para além da facilidade do acesso ao histórico da instituição, permite, também, comparações, análises e previsão de cenários.
O sistema, não obstante a isso, traz a infraestrutura necessária para a coleta e o armazenamento de dados importantes, de maneira precisa e em tempo real. Estes, por sua vez, são fundamentais no momento de definição dos padrões e processos.
O Quaent, sistema de gestão da qualidade mais completo do mercado, conta com módulos específicos para gerenciar todos os processos relativos à qualidade: controle interno da qualidade, gestão de documentos, não conformidades, gestão de pesquisa, gestão de satisfação do cliente (NPS), pesquisa de clima organizacional, gestão de riscos, gestão de treinamentos e reuniões, gestão de auditoria e gestão de equipamentos analíticos.
Mais que um sistema de gestão da qualidade, é uma ferramenta que pode e deve ser utilizada para ensinar os colaboradores da sua instituição de saúde que a qualidade é muito menos complicada do que parece quando gerida de forma eficiente, otimizada e padronizada.
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