Uma Gestão Eficiente de Documentos é essencial para Qualidade Laboratorial, pois garante a organização, padronização e rastreabilidade das informações.
Desse modo, no laboratório, procedimentos bem documentados asseguram execução correta das atividades, minimizando erros e variabilidades nos processos.
Além disso, a documentação atualizada facilita auditorias e aquisição de acreditações, garantindo conformidade regulatória.
Não obstante a isso, outro ponto crucial é a segurança da informação, com controle de acessos para evitar alterações indevidas.
Nesse sentido, a distribuição eficiente dos documentos assegura que toda a equipe tenha acesso às diretrizes corretas. Isto, por sua vez, promove maior eficiência e confiabilidade nos resultados laboratoriais.
Assim, uma gestão documental estruturada otimiza processos e fortalece, tanto qualidade, quanto segurança e credibilidade dos serviços prestados.
Redigindo Documentos de Qualidade
Criar documentos de qualidade é fundamental para garantir clareza e eficiência na comunicação.
Para tanto, os elementos essenciais incluem uma estrutura lógica, com introdução, desenvolvimento e conclusão bem definidos. Não obstante a isso, o uso de quebras no texto, como títulos e subtítulos facilitam a leitura dinâmica.
É de suma importância, também, que seja feito o uso de uma linguagem simples, objetiva e direta, evitando informações e expressões desnecessárias. Por sua vez, o conteúdo deve ser preciso e relevante, com informações atualizadas e fontes confiáveis.
Em relação aos padrões de formatação, nesse sentido, utilizar fontes legíveis, tamanho de fonte adequado e espaçamento consistente são práticas recomendadas.
Por fim, listas, tabelas e gráficos facilitam a compreensão e organização das informações, de maneira acessível e compreensível para os leitores.
Gestão Eficiente de Documentos – Hierarquia e Classificação
A hierarquia e classificação dos documentos é essencial para garantir organização e fácil acesso à informação.
Nesse sentido, os tipos de documentos variam conforme a função e o impacto no processo laboratorial. Dentre eles, podem ser citados – procedimentos operacionais padrão (POPs), relatórios técnicos, formulários de controle de qualidade e manuais de instrução.
Desse modo, cada tipo tem uma importância específica, contribuindo para padronização e qualidade dos serviços.
Não obstante a isso, para estruturar categorias e níveis de acesso, deve-se organizar os documentos em grupos lógicos, tal como – Administrativos, técnicos e de qualidade – e atribuir um nível de segurança adequado.
Por exemplo, documentos críticos – acesso restrito a supervisores ou gestores, enquanto procedimentos gerais – acessíveis a todos os colaboradores. Isso garante que as informações estejam seguras e sejam facilmente localizáveis.
O que incluir em cada documento?
Cada documento deve conter informações obrigatórias específicas ao seu tipo, garantindo clareza e completude.
Por exemplo, um procedimento operacional padrão (POP) deve incluir – Título, objetivo, escopo, responsabilidades, etapas detalhadas, materiais necessários e critérios de qualidade.
Por outro lado, um relatório técnico pode exigir dados analíticos, interpretações e conclusões.
A fim de evitar redundância, nesse sentido, é essencial ser objetivo e evitar repetições de informações já descritas em documentos anteriores.
Para tanto, a utilização de tabelas, listas numeradas e fluxogramas pode facilitar a organização e eliminar textos repetitivos.
Além disso, o uso de uma linguagem clara e precisa, como já citado no tópico acima, sem digressões, contribui para manter a objetividade.
Dessa forma, cada documento será eficiente e de fácil consulta, bem como, acessível e útil ao objetivo para o qual foi redigido.
Distribuição Eficiente dos Documentos
A distribuição eficiente dos documentos é preponderante na garantia de que a informação correta chegue aos destinatários apropriados.
Desse modo, ferramentas e plataformas de compartilhamento seguro, permitem armazenas e compartilhar documentos, organizadamente e com segurança – ou seja, delimitando os devidos espaços para acesso aos respectivos interessados no documento.
Dentre estes, podem ser citados sistemas de gestão documental (DMS), Google Drive, OneDrive e SharePoint.
Esses sistemas oferecem recursos de versionamento, garantindo que as últimas versões estejam sempre acessíveis, bem como possibilidade de restauração destas. Para além disso, possibilitam, também, a visualização do autor das alterações realizadas no documento.
Diante disso, a fim de garantir que a informação chegue aos indivíduos responsáveis, é fundamental que haja definição de permissões. Estas, por seu modo, baseadas em suas funções, bem como nas necessidades de cada usuário.
Não obstante a isso, o uso de categorias e tags facilita a localização dos documentos. Além disso, a automação de fluxos de trabalho agiliza distribuição e assegura que responsáveis sejam notificados sobre novos documentos ou atualizações.
Porém, o uso de um software especializado em Gestão da Qualidade, tal como o Quaent, possibilita a distribuição e propagação de documentos.
Isto, dentro da própria plataforma WEB, totalmente responsiva em dispositivos móveis e, além disso, permite restrição e acesso controlado.
Todos os documentos devem ser centralizados em uma única plataforma, permitindo a edição direta sem a necessidade de baixar ou fazer upload novamente para visualização.
Além disso, a distribuição dos documentos deve ser feita de forma responsável, com o acesso delegado conforme a necessidade de leitura de cada responsável, garantindo que apenas as pessoas certas tenham acesso às informações relevantes.
Controle de Acesso e Segurança da Informação
Como dito acima, controle de acesso e segurança da informação são fundamentais para proteger dados sensíveis e garantir a integridade dos documentos.
Nesse sentido, a definição de permissões deve ser clara e baseada na função e necessidade de cada colaborador.
Por exemplo, um gestor pode ter acesso total a documentos críticos, enquanto um colaborador pode ter acesso apenas a materiais operacionais.
Diante disso, as permissões podem ser gerenciadas por meio de plataformas de gestão documental, que permitem atribuir acessos específicos.
Para garantir rastreabilidade e evitar acessos indevidos, é essencial implementar logs de atividade e auditorias regulares.
Esses registros, por sua vez, devem detalhar quem acessou o documento, quando e quais alterações foram feitas. Isso assegura a transparência, o controle e a segurança dos dados.
Engajamento dos colaboradores no uso dos documentos
Engajar os colaboradores no uso de documentos é preponderante na garantia da eficácia da gestão da informação.
Nesse sentido, estratégias para incentivar a consulta e aplicação dos documentos incluem: Integração dos materiais aos processos diários, tornando-os acessíveis e facilmente localizáveis.
Além disso, é importante oferecer treinamentos regulares, destacando relevância e correta utilização dos documentos para qualidade do trabalho.
Revisões periódicas, nesse sentido, garantem que os documentos estejam sempre atualizados e alinhados às necessidades da equipe.
Diante disso, é preponderante que seja desenvolvida uma cultura organizacional que valorize consulta contínua de documentos e busca por atualizações.
Isso pode ser incentivado, a fim de fortalecer o comprometimento de todos com a Qualidade. Nesse sentido, dentre as ações possíveis para desenvolvimento desse comprometimento mútuo estão – criação de feedbacks construtivos, premiação por boas práticas de uso da documentação, dentre outros.
Considerações Finais
A Gestão eficiente de documentos garante a excelência organizacional e operacional de qualquer instituição, especialmente em ambientes laboratoriais.
Nesse sentido, o desenvolvimento das habilidades documentais de maneira adequada é preponderante para a qualidade dos processos. Além disso, criar, organizar e gerenciar documentos é essencial para o sucesso em acreditações e auditorias.
Não obstante a isso, a correta aplicação desses documentos e controle rigoroso de acesso e distribuição são elementos-chave. Isto, tendo em vista que, é essa administração que mantem a conformidade e segurança da informação.
Neste contexto, uma formação específica, como a oferecida pela Pós-Graduação em Gestão da Qualidade Laboratorial – Quaent, com uma disciplina dedicada à Gestão Eficiente de Documentos, é crucial para capacitar profissionais a lidar com os desafios da documentação no ambiente de saúde e promover uma gestão de qualidade dentro da instituição.
Para mais detalhes a respeito da formação crucial para a Qualidade do seu laboratório com o Quaent, entre em contato com a Equipe Laranja.
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