No caso dos laboratórios de análises clínicas, a gestão da qualidade pode ser útil em diversos aspectos: apontar não-conformidades e pontos a melhorar, evitar gargalos prejudiciais à rotina do laboratório e, principalmente, controlar, coordenar e adequar as atividades executadas às normas exigidas pelas entidades fiscalizadoras.
Na prática, laboratórios que oferecem serviços que não condizem com o que prometem e, além disso, não seguem os padrões estabelecidos, perdem em credibilidade com pacientes e diante da concorrência.
Mas quais são, afinal, as principais não-conformidades laboratoriais? Em outras palavras, quais são os deslizes mais cometidos pelas gestões dos laboratórios que causam impactos nos pacientes?
Recepção/atendimento inadequados
É na recepção que acontece um dos erros mais comuns: o cadastramento incorreto ou incompleto de pacientes e/ou pedidos.
Seja por desatenção, dificuldade para transcrever as solicitações dos médicos ou pela falta de processos estabelecidos para a recepção, erros nesta primeira fase costumam causar transtornos aos pacientes.
O cadastramento de informações é o primeiro passo para que todo o processo se dê de maneira correta. Os colaboradores devem estar treinados e informados em relação à importância de verificar se as informações cadastradas procedem, sejam relativas aos pacientes ou aos códigos de exames, por exemplo.
Aqui, vale destacar também a relevância do atendimento humanizado. Falamos sobre isso neste post.
Informações inadequadas sobre preparos para coletas e/ou coletas impróprias
Seja no momento de orientar os pacientes em relação aos devidos preparos, seja no preenchimento incorreto do tubo, a área de coletas é a mais afetada por não-conformidades laboratoriais.
Além de ser fundamental capacitar os colaboradores para que a atenção seja sempre redobrada, um sistema de gestão automatizada pode evitar grande parte dos erros cometidos pela ação humana, como na identificação de pacientes e tubos.
O índice de recoleta, consequentemente, é diminuído, assim como os prejuízos causados pelo retrabalho.
Armazenamento incorreto de amostras
Armazenar corretamente as amostras é fundamental para evitar resultados errados e perda de materiais.
A resolução RDC 302/2005 da Anvisa prevê, no parágrafo 6.1.10, que o transporte de amostras deve ser feito em recipiente isotérmico para garantir a estabilidade desde a coleta até a realização do exame. O intuito é preservar as boas condições do material biológico para a análise.
Análise incorreta das amostras
Na fase analítica, a segunda etapa dos exames laboratoriais, dedicada à análise dos materiais coletados, é necessário que os profissionais estejam atentos e dominem todos os processos referentes à análise.
Aqui, é preciso verificar reagentes e amostras, instrumentos e etiquetas, a fim de evitar quaisquer gargalos ou processos que não estejam em conformidade com o Controle Interno de Qualidade.
Erros na interpretação dos resultados
Tão importante quanto a exatidão no momento da coleta e da análise das amostras, a interpretação dos resultados deve ser feita de maneira mais eficiente e assertiva possível.
Um laudo orienta cerca de 70% das decisões médicas – este índice prova o quanto é fundamental que o laudo contenha informações corretas. Os técnicos de laboratórios precisam estar atentos para fazer a análise da melhor forma possível para que os médicos possam diagnosticar pacientes corretamente e orientá-los em relação aos tratamentos e medicações.
Controle de estoque e de faturamento
Gerir a quantidade de materiais, reagentes, tubos, produtos químicos, entre outros, é uma parte essencial para manter a qualidade dos laboratórios. Controlar a quantidade de produtos pode minimizar a quantidade de materiais expirados e prevenir a falta de de estoque.
Controlar o faturamento e o fechamento diário do caixa interfere diretamente no funcionamento do laboratório. É importante ter um colaborador responsável que domine esses procedimentos.
Em ambos os casos – estoque e faturamento -, novamente vale ressaltar a pertinência de um sistema de gestão que automatize processos e faça contas e automaticamente, além de dar baixa em produtos e contabilizar materiais.
O Concent é um software de gestão laboratorial que, através da automatização, oferece todo o apoio para evitar não-conformidades. Além de otimizar processos e minimizar prejuízos, os gestores conseguem controlar muito melhor toda a rotina do laboratório, da chegada de materiais às etiquetas referentes aos exames.
Lembre-se de que um laboratório que está em conformidade com as normas exigidas pelas entidades fiscalizadoras tem muito mais credibilidade e sai à frente da concorrência – e a Concent pode te ajudar.
Entre em contato conosco pelo WhatsApp (43) 3025-8222 e saiba mais! Aproveite para nos acompanhar também no Facebook, Instagram e LinkedIn.