Os laboratórios de análises clínicas, como quaisquer outras empresas, precisam ter estratégias de gestão bem definidas para garantir a qualidade dos serviços prestados e dos processos internos.
As metodologias de gestão são ferramentas para ajudar os gestores a organizar e controlar os processos, além de aumentar a produtividade e a eficiência do trabalho de todos os colaboradores da empresa.
Entre as metodologias que mais se destacam, a 5S é amplamente utilizada por ser considerada uma filosofia que engloba organização, padronização e limpeza. Os cinco S referem-se às iniciais das seguintes palavras em japonês: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de organização), Seisou (senso de limpeza), Seiketsu (senso de padronização) e Shitsuke (senso de autodisciplina). Mas, afinal, como eles podem ser úteis?
Senso de utilização
O senso de utilização refere-se ao momento em que os gestores avaliam tudo o que é realmente relevante para o trabalho. Aqui, as reflexões costumam ser no sentido de definir o que é fundamental para que o laboratório funcione de maneira plena e eficaz.
Pergunte-se: o que pode ser descartado? O que deve ser conservado? O que pode ser guardado para possíveis usos futuros? O que vale a pena ser vendido?
O acúmulo de objetos e materiais desnecessários pode prejudicar a produtividade de toda a equipe. O senso de utilização serve justamente para evitar este acúmulo.
Senso de organização
Depois do descarte de tudo o que não for necessário, é preciso organizar o que restou e estabelecer um local para armazenar cada item.
Na sala de coleta, por exemplo, é importante que tubos, garrotes, seringas e EPIs estejam em seus devidos lugares. Aos olhos dos pacientes, isso demonstra o compromisso com a organização e a qualidade do atendimento. Ver os materiais desorganizados nas bancadas não passaria uma boa impressão.
Neste momento, as reflexões são as seguintes: existe um lugar para cada item necessário? Os itens estão nos lugares definidos? Após o uso, os itens voltam aos respectivos locais de armazenamento? Há itens suficientes para atender às demandas do laboratório?
Senso de limpeza
O senso de limpeza, como o próprio nome sugere, tem a ver com limpar os itens agora organizados.
Na verdade, o senso de limpeza deve ser uma regra do laboratório, independente das metodologias aplicadas. A assepsia e a limpeza devida dos materiais não é apenas uma questão de higiene como, nos laboratórios, também de saúde.
Nos locais em que não há perigo biológico, a limpeza também é necessária para aumentar a eficiência dos colaboradores. Locais limpos e organizados estimulam o trabalho bem feito.
Aqui, as perguntas são simples: os itens estão limpos? Os colaboradores estão limpando os itens que estão sob responsabilidade de cada um? Os ambientes estão limpos? Há sujeira em algum local?
Senso de padronização
Cumprir as três primeiras etapas da metodologia já é um grande avanço! Mas, para levar seu laboratório para outro nível, padronizar o que foi feito é essencial.
A padronização tem a ver com a criação de processos relacionados às etapas anteriores. O objetivo é transformar os passos da metodologia em hábitos: manter apenas os itens necessários sempre organizados e limpos.
Padronizar também está relacionado à cultura da empresa e facilita a adaptação e o treinamento de novos colaboradores.
Senso de autodisciplina
Depois de criados os devidos processos e padrões, a tarefa é manter o que foi estabelecido.
A autodisciplina deve partir não apenas dos gestores, mas também de toda a equipe. A partir do momento em que os padrões forem inseridos na cultura da empresa e internalizados por todos, o funcionamento do laboratório se dará de maneira muito mais orgânica e efetiva.
A metodologia 5S é um caminho para melhorar a rotina e os resultados das empresas como um todo.
Para aplicá-la, o ideal é criar um projeto que envolva os gestores e a equipe. Estruturar regras, rotinas, processos e padrões não é uma tarefa feita de um dia para o outro – exige paciência, comprometimento e empenho de todos.
A partir do momento em que os resultados começam a aparecer e o esforço é notado, seja por pacientes ou colaboradores, toda a dedicação vale a pena!
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