Como anda a gestão de compras e estoque no seu estabelecimento? O principal desafio dos empreendedores da área da saúde é conseguir estabelecer um ponto de equilíbrio na tríade qualidade, custo e desperdícios. Por isso, é preciso conhecer boas práticas que melhorem a gestão de estoques para laboratórios de análises clínicas.
Se você está enfrentando problemas relacionados a esse assunto, este artigo vai lhe ajudar! Veja quais são os impactos que um gerenciamento de compras e estoque inadequado podem causar nos resultados do negócio e confira 5 práticas que vão tornar o seu processo mais eficiente.
Por que é tão importante ter uma boa gestão de compras e estoque?
Atualmente os gestores das empresas estão dando bastante ênfase a duas áreas: compras e estoque. A gestão de compras está diretamente relacionada ao estoque, porque é a partir da verificação do que se tem em nele que as compras serão definidas. Sendo assim, eles têm uma relação de interdependência muito forte.
Um estoque bem gerenciado mantém a quantidade de itens necessária para que todos os demais processos operacionais do laboratório não sejam interrompidos, sem ocupar mais que o espaço necessário e gerando redução de custos.
Já um setor de compras bem estruturado, é capaz de fazer as aquisições nos momentos mais propícios, garantindo a qualidade necessária dos produtos a preços viáveis ao negócio. As quantidades e prazos são alinhadas à demanda e proporcionam mais eficiência operacional.
Sendo assim, ambos têm finalidades similares, mas a grande questão aqui é: como manter a gestão desses dois setores em equilíbrio?
É o que vamos ver com as dicas a seguir!
Como tornar a gestão de compras para laboratórios mais eficiente?
Agora que você já entendeu qual é a importância de ter uma boa gestão de compras e estoque, selecionamos 5 práticas que geram resultados efetivos na melhoria da gestão de compras para laboratório e gerenciamento mais eficiente do estoque. Acompanhe.
1. Registre todas as entradas e saídas
O pior erro que as empresas cometem na gestão de estoque é a falta de registro das movimentações. É imprescindível registrar TODAS as entradas e saídas dos produtos, pois se uma delas falhar o seu cálculo de compras vai ficar comprometido.
Outro problema muito grave é que essa falta de controle invalida os relatórios gerados pelo setor. As informações estarão imprecisas e não será possível confiar nesses documentos para tomar decisões mais sérias e estratégicas para o negócio.
Por isso, é fundamental que cada entrada e saída de produto seja anotada de alguma forma. O ideal é que seja feito via software, mas caso a sua empresa ainda não tenha um, anote manualmente ou em uma planilha de Excel. O importante é garantir que os dados serão constantemente atualizados.
2. Mantenha o estoque sob controle
Outra prática bastante comum e prejudicial é a falta de controle de acesso ao estoque. A partir do momento em que qualquer pessoa tem facilidade em acessar os materiais disponíveis, fica praticamente impossível garantir que todas as entradas e saídas estão sendo devidamente registradas.
Portanto, ele deve permanecer em um local fechado sob a responsabilidade de um funcionário. Dessa forma, essa pessoa será responsável por realizar todo o controle de entradas e saídas, bem como manter o local organizado.
Outro ponto positivo dessa prática é que o responsável pelo estoque consegue identificar problemas a serem resolvidos e até mesmo sugerir melhorias que impactam em outros processos operacionais do laboratório.
3. Conheça melhor os seus fornecedores
É bastante comum estabelecer parcerias com fornecedores e acabar se acostumando a apenas um ou dois. Isso é perigoso, pois faz com que a empresa não acompanhe as mudanças do mercado que podem gerar benefícios, principalmente financeiros.
Faça uma avaliação regular dos seus fornecedores a fim de medir sua pontualidade na entrega e competitividade de preço. Isso faz com que você identifique os melhores momentos para fazer negociações e pedir condições melhores de parceria.
Também é indicado ter mais de um fornecedor para atender a demanda, pois desta forma se um deles falhar, o outro pode suprir sua necessidade. Algumas empresas até praticam a compra dividindo os pedidos entre os fornecedores, para manter um bom leque de opções sempre ativo.
4. Defina os estoques mínimos de cada item
A definição dos estoques mínimos de cada item é uma ótima prática para auxiliar o processo de compras. Ela determina quantas unidades de cada produto são necessárias para que o laboratório funcione normalmente por um determinado período.
Para isso, você pode contar com a ajuda dos responsáveis de cada setor e do responsável pelo controle do estoque. Eles têm a vivência necessária para saber quanto tempo dura uma caixa de luvas ou quantas caixas de seringas são necessárias por semana.
Com base nos estoques mínimos e na apuração da situação atual do estoque, o setor de compras tem todas as informações que precisa para negociar junto aos fornecedores a aquisição das quantidades certas a preços mais vantajosos.
Vale ressaltar que o excesso de itens em estoque gera prejuízos tanto quanto a falta deles. São espaços ocupados desnecessariamente e risco de perda de produtos pelo prazo de validade.
5. Tenha um bom software para controle de estoque e compras
Todas essas práticas que já foram citadas podem se beneficiar do uso de um software. O controle de entradas e saídas pode ser feito por meio da leitura do código de barras dos produtos e ser automaticamente registrado no sistema.
Os responsáveis de cada setor podem consultar a disponibilidade dos produtos sem se deslocarem de suas salas. O setor de compras pode receber alertas de itens que precisam ser repostos e em qual prazo eles podem acabar. A diretoria e alta gestão da empresa têm acesso a relatórios mais completos, precisos e confiáveis para a tomada de decisão.
Um software de laboratório que possui a gestão de compras e estoque torna os processos mais automatizados, ágeis e seguros, como por exemplo a importação dos itens comprados a partir do arquivo XML do DANFE (arquivo da Nota Fiscal Eletrônica NF-e), com isso dando entrada dos itens no estoque, e gerando os títulos do contas a pagar, de uma forma totalmente automatizada, eliminando assim o trabalho manual de ter que lançar nota a nota, item a item, livre de erros.
Como você pôde ver, a gestão de compras e estoque é um assunto muito sério que merece uma atenção especial. Seguindo as práticas deste artigo, os desafios da gestão de estoque para laboratórios se tornam muito mais fáceis de serem enfrentados. Então, se você ainda não utiliza nenhuma delas, não perca mais tempo. Comece a mudar os processos do seu negócio e colha resultados ainda melhores!
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