Gestão de não conformidades na prática – Para que haja efetividade nessa missão, é necessário compreender, em completude, o que é uma não conformidade.
Nesse sentido, uma não conformidade ocorre quando um processo, produto ou serviço não atende a um requisito estabelecido – seja ele normativo, regulatório ou interno.
Na Gestão da Qualidade, identificar e tratar não conformidades é essencial para garantir segurança, eficiência e melhoria contínua.
Para tanto, é importante diferenciar alguns conceitos:
- Desvio: qualquer falha temporária ou pontual que pode ou não comprometer a qualidade;
- Não conformidade: descumprimento de um requisito obrigatório, podendo impactar diretamente a segurança ou a eficácia do processo;
- Oportunidade de melhoria: uma situação que não é um erro, mas que pode ser aperfeiçoada para aumentar a eficiência ou a conformidade.
Portanto, gerenciar não conformidades de forma estruturada reduz riscos e fortalece a qualidade dos serviços. Diante disso, vamos agora desenvolver alguns tópicos relevantes e que, por seu modo, possibilitam a Gestão de não conformidades na prática.
Classificação das Não Conformidades
As não conformidades podem ser classificadas em leves, moderadas ou graves, dependendo do impacto na qualidade e segurança.
Primeiramente, as leves não comprometem significativamente os processos, mas precisam de correção. Tal como um erro no preenchimento de um formulário interno.
Em segundo lugar, as moderadas afetam a conformidade regulatória ou eficiência operacional, exigindo ação corretiva. Como exemplo, pode ser tomada a falha na calibração de um equipamento antes do uso.
Por fim, as graves representam riscos sérios à segurança do paciente, ao cumprimento de normas ou à continuidade do serviço. Nesse sentido, pode ser citado o uso de reagentes vencidos em exames laboratoriais.
Desse modo, no setor da saúde, essa classificação permite priorizar ações corretivas, reduzir riscos e garantir conformidade com regulamentações.
Gestão de Não Conformidades na Prática – Métodos para Identificação
A identificação de não conformidades é essencial para garantir a qualidade e segurança dos processos.
Um dos principais métodos são as auditorias internas e externas, que avaliam a aderência a normas e regulamentos. Elas indicam, por seu modo, falhas antes que estas causem impactos maiores.
Nesse sentido, outra abordagem eficiente é o monitoramento de indicadores e análise de processos, que permite detectar desvios por meio de métricas – como tempo de resposta, taxa de retrabalho e conformidade documental.
Além disso, os relatos espontâneos da equipe desempenham um preponderância. Isto, em virtude da identificação de problemas antes da ocorrência de agravantes por profissionais que atuam diretamente nos processos.
Desse modo, estimular uma cultura de transparência e melhoria contínua facilita a detecção precoce e a correção eficaz das não conformidades.
Investigação e Identificação da Causa Raiz
Para que haja a investigação e identificação da causa raiz, o uso de algumas ferramentas clássicas são utilizadas na Qualidade.
A identificação, nesse sentido, é essencial para evitar recorrências e garantir melhorias sustentáveis.
Métodos como os 5 Porquês, por exemplo, auxiliam a investigar a origem do problema por meio de questionamentos sucessivos. Desse modo, há um aprofundamento da análise, além dos sintomas.
Dentre as ferramentas clássicas, um exemplar é o Diagrama de Ishikawa, ou espinha de peixe. Ele permite visualizar causas potenciais organizadas em categorias como – método, material, mão de obra e meio ambiente.
Análise de Pareto, por sua vez, identifica as principais causas que geram a maior parte dos problemas, permitindo priorizar ações corretivas.
Desse modo, ir além do problema superficial evita soluções paliativas e assegura que a correção seja eficaz. Consequentemente, fortalecendo a qualidade dos processos e reduzindo riscos na gestão da saúde.
Tratativas e Planos de Ação
A tratativa de não conformidades envolve ações corretivas e preventivas para eliminar a causa raiz e evitar recorrências.
Desse modo, o primeiro passo é a correção imediata, seguida da investigação da causa e da implementação de melhorias.
Para estruturar um plano de ação eficaz, métodos como 5W2H – o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto – ajudam a detalhar as ações.
Já o PDCA – Planejar, Executar, Checar e Agir – permite um ciclo contínuo de melhoria, garantindo que as soluções sejam implementadas e monitoradas.
Nesse sentido, um plano bem estruturado define responsáveis, prazos e métricas de sucesso.
Esse processo, portanto, assegura que a qualidade seja mantida, reduzindo riscos e fortalecendo a conformidade nos serviços de saúde.
Gestão de Não Conformidades na Prática – Monitoramento e Melhoria Contínua
O monitoramento e a melhoria contínua são essenciais para garantir que as não conformidades não voltem a ocorrer.
Após a implementação de ações corretivas e preventivas, é fundamental acompanhar os resultados para verificar a eficácia das soluções.
Nesse sentido, ferramentas como indicadores de desempenho auxiliam na medição do impacto das mudanças e a identificar possíveis falhas no processo.
Para tanto, o uso de checklists facilita verificação contínua de conformidade. Por outro lado, revisões periódicas garantem que ações sejam mantidas ao longo do tempo.
Além disso, estabelecer uma cultura de feedback constante e análises regulares permite ajustes rápidos. Desse modo, é promovida evolução constante dos processos e adaptação às novas exigências. Por consequência disso, a qualidade a longo prazo é, também, assegurada.
Considerações Finais
Em conclusão, o reconhecimento e tratamento adequado das não conformidades, aliado ao seu registro sistemático, são fundamentais para a promoção da melhoria contínua e a consolidação da cultura da Qualidade dentro das organizações.
Esse feedback constante, por sua vez, é o que permite evolução dos processos e identificação de oportunidades de aperfeiçoamento. Desse modo, criando um ciclo virtuoso de excelência.
No entanto, para que um líder esteja apto a liderar este processo de forma eficaz, é imprescindível que ele receba uma formação específica. E que esta, por sua vez, seja capaz de prepará-lo para identificar, registrar e fomentar a cultura da Qualidade de forma prática e inovadora.
A Pós-Graduação em Gestão da Qualidade Laboratorial oferece a base necessária para esse desenvolvimento, proporcionando as ferramentas e conhecimento essenciais para implementação de uma gestão de não conformidades eficiente e de impacto positivo nas instituições.
A Pós-Graduação em Gestão da Qualidade Laboratorial Quaent é o caminho para a formação de um líder, capaz de identificar não conformidades. Para além disso, capaz, também, de implementar a Cultura da Qualidade de maneira efetiva no laboratório.
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