A Gestão de Formulários refere-se ao controle e administração centralizada de documentos e registros utilizados nos processos da instituição. Isto, tendo por fim a padronização, o monitoramento e otimização de workflows.
Para além disso, a Gestão de Formulários, como parte da Gestão da Qualidade, representa benefícios relevantes para a instituição. Dentre eles, podem ser citados:
- Maior eficiência nos workflows;
- Redução de custos administrativos;
- Melhoria na conformidade regulatória e nas práticas de auditoria;
- Fortalecimento da segurança e integridade dos dados.
Isto, sem colocar em pauta a facilitação dos processos da instituição quando se faz necessário, por exemplo, encontrar algum documento específico no arquivo físico.
Gestão de Formulários: Gerenciamento de Tecnologias e a Informatização dos Processos
A RDC 786/2023 prevê o gerenciamento de tecnologias e isso, por sua vez, se apresenta na face da informatização dos processos em serviços de saúde.
Desse modo, a tecnologia propicia a substituição de processos manuais e descentralizados. Isto, a fim de dar lugar à ferramentais digitais responsivas, otimizando o trabalho e elevando a eficiência.
Nesse sentido, a Gestão de Formulários nas ferramentas digitais se propõe a:
Centralizar dados, otimizar o processo de preenchimentos, bem como assegurar o compartilhamento seguro dos dados em questão.
É diante disso que, uma ferramenta de Gestão da Qualidade efetiva, acolhe e entrega a ideia de propiciar aos seus usuários a possibilidade de processos informatizados.
Isto torna possível, por exemplo, tanto o cadastro, quanto a aprovação dos documentos em arquivos não-físicos.
Por consequência, esse processo elimina, também, a necessidade do envio de malotes e o uso de papel, alterando a realidade do arquivamento de formulários.
Essas ferramentas asseguram, também, rastreabilidade do história, ao registrar acessos, edições e validações de documentos. Isto, de tal modo que há elevação significativa na segurança e transparência.
No contexto da RDC 786/2023, a informatização atende, também, a requisitos como:
- Confiabilidade de dados;
- Controle de acesso;
- Rastreamento de alterações.
Implementar essas tecnologias, nesse sentido, está para além da modernização de processos. Diz respeito a essencialidade do cumprimento de normas legais, reduzindo riscos e tornando fluxos de trabalho mais ágeis e confiáveis.
Além da redução de papel: Otimização de workflows
A otimização de workflows proporcionada pela automatização dos processos prioriza a eficiência operacional e está além da simples redução do uso de papel.
Nesse sentido, com a informatização da Gestão de Formulários, o envio dos documentos é afetado, dispensando o transporte físico. Por sua vez, essa eliminação de processo físico leva abaixo, também, as possibilidades de atrasos.
Essa transformação, consequentemente, acelera processos, otimiza a produtividade e corta custos operacionais, tais como impressão, logística e armazenamento físico.
Além de ser mais econômica, a digitalização torna as operações mais ágeis, sustentáveis e alinhadas às exigências modernas.
Gestão de Formulários: Rastreabilidade do histórico e Segurança dos Dados
A rastreabilidade do histórico é a capacidade de acompanhar e registrar todas as interações realizadas com documentos ou informações ao longo de um processo. Isso, por sua vez, inclui:
Quem acessou, editou ou validou dados, quando isso ocorreu e quais alterações foram feitas.
Diante disso, é notório que a importância de uma ferramenta automatizada em Gestão de Formulários está na transparência e na segurança que oferece.
Com a rastreabilidade, nesse sentido, há garantia da integridade dos dados, rápida identificação de falhas ou inconsistências e atendimento de requisitos regulatórios.
Uma ferramenta de Gestão da Qualidade eficiente e assertiva, fortalece essa prática ao centralizar informações em um ambiente digital seguro.
Elas registram automaticamente todas as ações realizadas, facilitando o acesso às informações por usuários autorizados. Isto, por sua vez, reduz o risco de perdas e assegura maior controle sobre a confidencialidade e confiabilidade dos dados.
LGPD e a Importância do Controle de Acesso
A Gestão de Formulários está diretamente ligada à proteção de dados pessoais, especialmente em organizações que lidam com informações sensíveis. Isto, nesse caso, aplica-se em todos os sentidos, nos serviços de análises clínicas.
Não obstante a isso, o Artigo 71 da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) destaca a importância do controle de acesso e da garantia de privacidade. Requisitos estes que, por sua vez, são essenciais quando se trata de evitar vazamentos e o uso inadequado de dados.
Uma Gestão de Formulários efetiva, nesse sentido, digitaliza e centraliza documentos em plataformas seguras, permitindo o acesso apenas a usuários autorizados.
Desse modo, tais ferramentas registram todas as interações com os dados, garantindo rastreabilidade do histórico e conformidade com as políticas de privacidade.
Assim, a gestão eficiente de formulários contribui para atender às exigências da LGPD de forma prática e segura.
Ferramenta Completa: Gestão de Formulários na Qualidade
Diante de todos os pontos colocados na mesa até aqui, é notório que a Gestão de Formulários engloba importantes vertentes da segurança.
Não obstante a isso, a otimização dos processos dentro da instituição de saúde são significativamente vetorizados, partindo da informatização.
Esta informatização, quando aliada a ferramenta de Gestão de Documentos, propicia o encontro entre alinhamento com as regulamentações recentes e otimização de processos dentro da instituição.
Tendo em vista que, a maioria das instituições alegam necessitar de ferramentas distintas para sanar suas demandas internas, se faz notório que:
A ferramenta ideal abarca todas as vertentes de uma Gestão da Qualidade efetiva, cuja abrangência alcance, também, a Gestão de Formulários.
Considerações Finais
Nesse sentido, o Quaent – Vertical da Qualidade Concent, apresenta mais um módulo que prevê todos os benefícios explorados até aqui:
Otimização dos workflows, queda de custos administrativos, conformidade regulatória melhorada, bem como a prática de auditorias e, por fim, segurança e integridade dos dados em dia.
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E, se você chegou até aqui, deixo um outro post que pode ser do seu interesse, e ele te conta como te auxiliamos a reduzir o uso de papel no seu laboratório.
E, porque não falar sobre a redução de custos dentro do seu laboratório, também?
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