A Gestão de Documentos no laboratório de análises clínicas refere-se ao conjunto de práticas e processos utilizados para organizar, controlar e garantir o acesso seguro aos documentos relacionados às atividades laboratoriais.
Isso, por sua vez, envolve:
- Padronização dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs);
- Digitalização e armazenamento eletrônico de documentos;
- Controle de versões;
- Acesso controlado;
- Atualização e treinamento dos colaboradores.
Nesse sentido, tal abordagem contribui para a Qualidade e confiabilidade dos resultados, Isto, a medida que garante a conformidade com regulamentos, segurança dos dados, rastreabilidade das informações e eficiência operacional.
Gestão de Documentos em laboratórios de análises clínicas
A Gestão de Documentos garante a organização, controle e acesso eficiente aos documentos relacionados às atividades laboratoriais.
Essa prática, por sua vez, envolve a criação, classificação, armazenamento, recuperação e descarte adequado dos documentos.
Dessa forma, no contexto laboratorial, a Gestão de Documentos é de extrema importância devido à natureza sensível das informações contidas nos documentos.
É notório que, laboratórios de análises clínicas lidam com quantidade elevada de dados. Dentre estes, podem ser citados, registros de pacientes, resultados de testes, certificados de calibração e protocolos de procedimentos.
Posto isto, a gestão adequada destes documentos é garantia da confiabilidade dos resultados. Porém, isto é possível, tão somente, mediante total rastreabilidade das informações e cumprimento de regulamentos.
No entanto, a Gestão de Documentos em laboratórios de análises clínicas enfrenta desafios específicos, tais como:
- Necessidade de manter a confidencialidade dos dados dos pacientes;
- Complexidade das informações técnicas e científicas;
- Constante atualização dos procedimentos;
- Garantia da integridade dos documentos ao longo do tempo.
É diante destes desafios que, a implementação de uma ferramenta paramentada com a Gestão de Documentos carrega consigo benefícios para a instituição.
Nesse sentido, dentre os benefícios acarretados por uma ferramenta completa cujo gerenciamento de documentos já está incluso, podem ser citados:
- Redução do tempo gasto na busca e recuperação de documentos;
- Eliminação do uso de documentos físicos;
- Aumento da produtividade dos colaboradores;
- Melhoria na conformidade regulatória;
- Preservação do conhecimento institucional;
- Garantia da segurança e confidencialidade das informações.
Padronização dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são documentos que descrevem, passo a passo, os processos e atividades realizados na instituição.
Consequentemente, são essenciais para garantir a consistência, padronização e qualidade dos resultados obtidos.
Nesse sentido, sua padronização garante que o processo será o mesmo em qualquer unidade de atendimento, em todos os sentidos.
Além disso, a padronização eleva, ainda, a precisão dos processos, ao eliminar interpretações subjetivas e garantir a conformidade com os protocolos.
Desse modo, ao utilizar uma ferramenta que promove a automatização da Gestão de Documentos, há, também, um maior nível de garantias.
Estas, por sua vez, dizem respeito ao controle sobre versões e o registro de visualização por parte dos colaboradores. Isto, a fim de que haja total cumprimento das ordenanças para as tarefas específicas operadas na instituição.
Não obstante a isso, a Gestão de Documento, responsiva para os dispositivos móveis da equipe, facilita o acesso aos documentos – a qualquer lugar e momento.
A automação dessa Gestão de Documentos, resulta, por sua vez em:
- Maior produtividade;
- Redução de retrabalho;
- Maior confiabilidade dos resultados;
- Aumento da rastreabilidade das atividades laboratoriais.
Digitalização e Padronização dos POPs
A digitalização dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) em laboratórios clínicos envolve a conversão dos documentos físicos para o formato eletrônico. Isto, por sua vez, permite o armazenamento e gerenciamento mais eficiente dos POPs.
Dentre as consequências da padronização dos POPs em formato eletrônico, podem ser citadas algumas vantagens relevantes:
Primeiramente, torna mais simples e assertiva, a pesquisa e acesso aos POPs na ferramenta que contém à Gestão de Documentos eletrônicos.
Além disso, a padronização garante que todos colaboradores tenham acesso às versões atualizadas dos POPs. Isto, por sua vez, promove a uniformidade das práticas dentro do laboratório de análises clínicas.
Não obstante a isso, a digitalização e padronização dos POPs facilita, também, o compartilhamento dos documentos entre os membros da equipe, tornando ágil e eficaz a comunicação.
De igual modo, a atualização rápida dos POPs é propiciada, à medida que novas diretrizes são estabelecidas. Assim, garantindo que todos os colaboradores tenham acesso às últimas versões dos procedimentos.
Em resumo, a digitalização e padronização dos POPs em formato eletrônico simplificam o acesso, compartilhamento e atualização dos documentos, promovendo a eficiência e a uniformidade dos processos laboratoriais.
Fluxo de Trabalho com os POPs
A automação dos fluxos de trabalho dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) traz diversos benefícios para a otimização dos processos laboratoriais.
Nesse sentido, por meio da automação, é possível simplificar tarefas, reduzir erros e agilizar o tempo de execução dos procedimentos.
Exemplo claro disso é que, na existência de um POP, há garantia, também, de que a falta de informações necessárias não prejudicam as etapas posteriores do processos de atendimento do paciente.
Pra deixar um pouco mais claro para a nossa compreensão, por exemplo, a idade do indivíduo influencia, significativamente, no julgamentos e análise dos resultados, uma vez que, existem níveis distintos de substâncias aceitáveis no organismo, levando em consideração a sua faixa etária.
Um POP, nesse sentido, garantirá que, ao atender um paciente, a informação da sua idade será coletada, e, dessa forma, o julgamento dos resultados serão efetivos, considerando que, a falta dessa informação poderia gerar uma interpretação errônea a respeito do resultado, nesse caso, dentro ou fora do padrão aceitável.
Além disso, a padronização permite a criação de fluxos de trabalho sequenciais e exemplares, garantindo que os POPs sejam seguidos de maneira consistente, o que, consequentemente, gera redução significativa da variação nos processos, como também, melhoria na qualidade dos resultados e aumento na eficiência operacional.
Controle de Versões e Auditoria dos POPs automatizados
O controle de versões dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) automatizados é essencial para garantir a rastreabilidade e conformidade dos documentos.
A automação facilita o registro e controle das alterações, permitindo que cada versão seja claramente identificada, datada e atribuída a um responsável.
Isto, por sua vez, é fundamental para um acompanhamento efetivo das atualizações dos POPs, assegurando que os colaboradores estejam utilizando a versão mais recente.
Além disso, a auditoria dos POPs automatizados desempenha um papel importante na conformidade regulatória e na melhoria contínua, uma vez que, por meio da automação, é possível registrar e acompanhar as ações realizadas nos Procedimentos Operacionais Padrão, como modificações, aprovações e visualizações.
Essa auditoria, nesse sentido, garante que as atividades estejam em conformidade com as normas regulatórias e facilita a identificação de áreas de melhoria para aprimorar continuamente os processos laboratoriais.
Sistemas de Gestão de Documentos para laboratórios de análises clínicas
Ao escolher uma ferramenta de gestão de documentos, considere critérios tais como conformidade regulatória, facilidade de uso, escalabilidade, segurança dos dados, personalização, suporte técnico e custo-benefício.
Nesse sentido, os sistemas de gestão de documentos disponíveis para laboratórios de análises clínicas oferecem recursos específicos para automatizar os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs).
Com armazenamento centralizado, controle de versões, acesso controlado, fluxos de trabalho automatizados e ferramentas de busca avançada, essas ferramentas proporcionam eficiência.
A escolha adequada deve ser baseada nas necessidades do laboratório, como volume de documentos, complexidade dos processos e exigências regulatórias.
Nesse contexto, o QUAENT se destaca como a solução ideal para automação dos POPs, fruto de um módulo específico de gestão de documentos para o seu negócio.
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